主要なワークフローツールにはどのようなものがあるのでしょうか。本記事ではワークフローツールの概要やワークフローツールを導入するメリット、おすすめのワークフローツール11選などをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみましょう。
ワークフローツールとは？
ワークフローツールとは、社内での承認フローや発注作業など、それぞれの業務の流れを定義して、効率的に業務を進めるためのツールです。そもそもワークフローとは、一つの業務での一連の流れを意味する言葉です。
ワークフローを整理し、どの業務に誰が関わり、どのような作業を実施するのかなどを決めておくことにより、作業をスムーズに進めることができます。ワークフローツールはそのようなワークフローを、コンピュータに組み込んでデジタル化したものです。
社内業務においてワークフローツールを活用することで、システム上でさまざまな承認申請ができます。また、申請するとあらかじめ設定された承認者へ通知が届き、ツール上で承認作業ができるため、より効率的にフローを進めることができるようになります。
ワークフローツールを導入するメリット5つ
ワークフローツールを導入することで意思決定をスピーディーに行えるため、これまでよりも業務を効率化できるでしょう。ここではワークフローツールを導入するメリット5つをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
1：経営や事業運営の効率化
企業の中にはワークフローを紙ベースで行っているケースもあるでしょう。しかし直接承認申請を出す場合など、承認者が社内におらず承認が進まないといったトラブルはつきものです。
しかしワークフローツールを導入してシステム化すれば、導入過程で承認者を設定でき、承認者は社外からでもツールを使用した承認作業ができるようになります。
そのため、これまでのワークフローにおける課題を解決し、より正確な確認や承認を短時間でできるようになります。
2：ペーパーレス化の実現
前述のように、現在ワークフローを紙ベースで行っている企業もありますが、紙の場合は紛失してしまうというトラブルや、保管場所が必要になるといった問題があります。
しかし、ワークフローツールを導入してデジタル化することで、ペーパーレス化を実現できます。そのことによって、紙を購入する費用や印刷代、インク代、購入する手間なども削減することができるため、大幅なコストカットにも繋がるでしょう。
3：書類の自動管理
ワークフローツールを導入すれば、導入前とは異なり、必要な情報がシステム上で一元化されることになります。そのため、自分が関係している業務だけでなく、ワークフロー上の業務の進捗状況が把握しやすくなります。
たとえば承認申請を出している場合、現在申請がどこの段階にあるのか、誰の承認待ちの状態で止まっているのかなども一目でわかるようになります。このような情報は紙ベースでは把握しにくいですが、ワークフローツールであれば誰でも簡単にチェックできます。
4：書類紛失のリスクがなくなる
前述の通り、ワークフローを紙ベースで回していると、必要な書類を紛失してしまうというトラブルも少なくありません。誰かがしっかりと管理していればフロー自体は回るかもしれませんが、書類を紛失せずに長期間管理するということも難しいでしょう。
しかし、ワークフローツールであればデータがシステム上で記録や管理されるため、実際の書類を紛失するリスクもなく、データ管理の手間も省けます。
5：部署ごとにフロー管理ができる
多くのワークフローツールは、いくつもの個別の承認フローを設定することができます。
そのため、これまで同じ部署内でケースごとに異なる承認者からの承認を得ていた場合でも、ワークフローツールなら従来通り、システム上でどのような承認ルートを通り、承認が行われるのかを細かく設定することができます。
そのため、個別にフローを作成することにより社内全体で活用できるでしょう。
おすすめのワークフローツール11選
ワークフローツールの導入を検討している方の中には、どのツールを選べばいいのか迷っているという方もいるでしょう。ここでは、おすすめのワークフローツール11選を紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
1：freee
freeeはクラウド上でワークフローの承認や申請、管理を容易に行えるようにするワークフローツールです。freeeを導入することで、移動中の申請や外出先での承認、オフィスでの会計処理、多拠点の業務を一括管理するなどして、ワークフローを最適化できるでしょう。
2：ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローは、スマートフォンからも申請や承認ができるワークフローツールです。簡単に初期設定ができるため、初日から運用を開始できる特徴があります。また、項目や桁数などを会社独自で設定でき、自社に合わせたワークフローを実現可能です。
無料プランもあるため、導入しやすいメリットがあるでしょう。
3：楽々WorkflowII
楽々WorkflowIIは大規模で本格的なワークフローにも対応でき、グローバルに利用できるワークフローツールです。標準で英語と中国語に対応しており、言語追加によってスペイン語やフランス語などにも対応可能です。クラウドで利用できる楽々WorkflowIICloudもあります。
4：「皆伝！」シリーズ
「皆伝！」シリーズは会計や人事、給与業務のフロントシステムとして活用できるワークフローツールです。導入形態はオンプレミスとクラウドに対応しており、スマートフォンやタブレットでも利用可能です。
また、多言語や多通貨にも対応しているため、グローバルに活用できます。
5：collabo flow（コラボフロー）
collabo flowはExcelでフォームを作成でき、専門的な知識がなくても利用を開始できるワークフローツールです。運用も容易なので作業が属人化せず、修正や変更、データ共有、管理も簡単に行えます。
また、複数の部署の業務でも、それぞれのチームで対応が可能です。
6：kintone（キントーン）
Kintoneはワークフローを始めとした、さまざまな業務システムを開発できるプラットフォームです。自社のフローに合わせてドラッグ＆ドロップで簡単に設計できるため、申請をすべてKintoneに集約することで、効率的な申請業務を実現できるでしょう。
7：ワークフローシステムStyleflow（スタイルフロー）
Styleflowは費用を抑えて始められるワークフローツールです。すべてのユーザーが一律の料金のため、料金設定がわかりやすく予算も組みやすいでしょう。また、少人数にも大規模企業にも対応できるため、スモールスタートで始めることも可能です。
デザインもシンプルで、視覚的にも使いやすいワークフローツールでしょう。
8：WaWaFlow
WaWaFlowは、大規模なワークフローにも対応できる大容量クラウドワークフローツールです。費用を抑えて導入できる特徴があります。また、WaWaOfficeシリーズとも簡単に連携できます。
また、ソフトをインストールする必要がないため、導入やバージョンアップのコスト削減も可能です。
9：Hachikin（ハチキン）
Hachikinは、勤怠管理や経費精算などの機能を2人までなら無料で利用できるワークフローツールです。そのため、本導入を検討する場合のお試しや個人での導入にも適しているでしょう。
柔軟な勤怠管理ができ、経費や交通費精算でそれぞれワークフローを定義できます。
10：rakumoワークフロー（150文字）
rakumoはGoogle Workspaceと連携して簡単に導入できるワークフローツールです。申請者や承認者への通知は、メールとSlackの両方に通知を発信できるため申請の見落としを防げるでしょう。スムーズなワークフローの進行を支援してくれるツールです。
11：Smart DB
Smart DBはワークフローや入力フォーム、データ蓄積という大企業に必要な機能を備えた業務デジタル化クラウドです。
入力フォームを作成することによって業務の依頼内容を標準化し、ワークフローによってフローをデジタル化、さらに集めたデータを分析して活用できるWebデータベース機能まで備えています。
まとめ
普段の業務が忙しく、なかなか社内全体のデジタル化が進まないという企業も多いでしょう。そのため、ワークフローも紙ベースで行っており、承認フローや業務が止まりがちになるという課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。
しかし、ワークフローツールを導入することで、それらの課題を解決することができます。本記事でもさまざまなワークフローツールを紹介してきましたが、その中でもSmart DBは大企業にも対応できる業務デジタル化クラウドとなっており、幅広い企業で活用できます。
また、Smart DBならプログラミングなどの特別なスキルも不要なので、従業員だけでワークフローシステムを構築することも可能です。ぜひ本記事でご紹介したワークフローツールのメリットなどを参考に、Smart DBの導入を検討してみましょう。
