シーン別に紹介!テレワークに必須のコミュニケーションツール6選

 2021.03.08  デジタルトランスフォーメーションチャンネル

テレワークでは、コミュニケーションツールによるやり取りが欠かせません。しかし今ではさまざまなコミュニケーションツールが提供されており、どれを導入すればよいかお困りの方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、テレワークに役立つコミュニケーションツールをシーン別に紹介します。

シーン別に紹介!テレワークに必須のコミュニケーションツール6選

コミュニケーションツール導入のポイントと注意点

新型コロナウイルスの影響で、いまや多くの企業で取り入れられているテレワーク。しかしテレワークでは、これまでのオフィス勤務と異なり、社員同士が気軽に言葉を交わしにくいことが課題として挙げられます。

仕事において、社員同士のコミュニケーションは必要不可欠です。コミュニケーションが不足すると、別々の社員が同じ仕事を行ってしまったり、上司からサポートやアドバイスが受けづらくなったりといった課題が生じます。

そこで役立つのが、コミュニケーションツールです。気軽に連絡を取り合えるチャットツールや顔を合わせて話ができるWeb会議ツールなど、さまざまなツールが提供されています。自社の仕事内容や方針に合わせ、適切なコミュニケーションツールを取り入れましょう。

コミュニケーションツールを導入するときのポイント

コミュニケーションツールを導入する際は、以下の4つのポイントを押さえておくことが大切です。

  1. 導入のしやすさ・使いやすさ
  2. 自社のニーズを満たしているか
  3. セキュリティ
  4. 参加可能人数(会議の場合)

コミュニケーションツールを導入する際の注意点

せっかくコミュニケーションツールを導入しても、それが自社に合っていなければ、うまく使いこなせない可能性があります。導入が失敗しないよう、以下の2点に注意しましょう。

1.使い勝手の検証

オフィスでの通常業務において、使い勝手を実際に試してから本格導入するのがおすすめです。無料トライアル期間を活用するのもよいでしょう。

2.管理設定や運用ルールの決定

導入前には、管理者向け機能や運用方法の設定を行いましょう。社内全体で使用方法が定まっていないと、現場には根付きません。

以下からは、利用シーンごとにコミュニケーションツールを紹介します。ツール選びの際にぜひ参考にしてください。

ビジネスチャット

テレワークにおいて、毎日のコミュニケーションに欠かせないのがビジネスチャットツールです。ビジネスチャットでは、従来のメールと比較して、手軽かつリアルタイムなやり取りができます。

絵文字や顔文字、スタンプなども利用でき、より簡単に感情表現ができるのもメリットのひとつです。また、リアルタイムで会話をするため、相手がオンライン中かどうかの確認にも利用できます。さらに現在では多機能なものが増えており、ビジネスチャットツールでも通話や会議が行えます。今回は、なかでもWeb会議が可能なチャットツールを紹介します。

おすすめ1. ChatWork

国内の利用者数No.1を誇るコミュニケーションツールです。2021年2月時点での導入企業は、30万社にのぼります。

ChatWorkの特徴は、初心者にも使いやすいシンプルなUI設計です。また、チャット機能とともにタスク管理機能も標準機能として備わっており、期限がある仕事をタスクに入れて管理できます。さらに、音声通話やビデオ通話の機能もあるほか、ファイル共有も可能です。

ChatWorkは、セキュリティの面でも安心して利用できるのがメリットのひとつ。サーバーとの通信はすべて暗号化されており、国際的セキュリティ規格を取得しています。セキュリティ水準の高さは、大企業や官公庁においても利用されているほどです。

基本性能が無料で利用できるフリープランが用意されているため、ひとまず試してみるのもおすすめです。また、個人や少人数での利用であればフリープランのままでも充分機能するでしょう。ただしフリープランには参加できるグループチャットが14個までだったり、多人数の通話ができなかったりという制限があるため、本格的に社内で導入するときには、ビジネスやエンタープライズなどの有料プランも検討しましょう。

おすすめ2.Slack

Slackは、グローバルに利用されている米国発のコミュニケーションツールです。リマインダー機能やスレッド表示などが備わった高機能なビジネスチャットで、さまざまな追加機能もあります。とくに業務で活かせる機能としては、Google DriveやDropboxなど外部ツールとの連携機能があります。またChatWork同様、音声通話やビデオ通話も可能です。トーク履歴の検索機能などもあります。

プロジェクトごとにグループチャットができるので、社員数やプロジェクト数が多い企業におすすすめです。また海外でも普及していることから、海外企業とのやり取りがある企業においても便利でしょう。

確認できるメッセージの履歴が1万件までなどの制限はあるものの、無料プランも用意されています。そのほかスタンダード、プラスなどのプランがあるので、一度無料で試してから選択するとよいでしょう。

Web会議システム

会議や打ち合わせなど、チャットにおける文字だけでのやり取りでは完結できない、込み入ったコミュニケーションに便利なのがWeb会議システムです。

Web会議システムでは、ビデオ通話のように参加者の顔を映して会議が行えます。また、資料やパソコンの画面などを共有できるため、チームでの会議や打ち合わせに便利です。端末にインストールするだけで利用でき、無料版が用意されていることも多いうえに、多人数が参加できるため、セミナーや面接などにも利用されています。

ただし、映像や音声の品質は通信環境に左右されることも多く、途中で途切れてしまう可能性もあります。重要な打ち合わせの場合は、初期費用がかかっても専用回線を利用するテレビ会議システムの方がよいと考える企業もあるようです。

通信環境をチェックするためにも、一度社内で利用してから会議システムを選択するとよいでしょう。以下では、多くの企業から利用されているWeb会議システムを2つ紹介します。

おすすめ1. Microsoft Teams

Microsoft Teams は、Microsoft社が運営するサービスです。最大で1万人の大規模なWeb会議が開けるのが特徴のひとつ。また225の国・地域で利用できるため、グローバルなWeb会議にも利用できます。社外向けのウェビナーや全社イベントにも便利でしょう。また65種類ものアプリとの連携が可能で、スケジュール管理機能も利用できます。

また、Microsoft社が提供しているサービスなため、WordやExcel などほかのMicrosoft製品とシームレスに連携できるのも嬉しいポイント。会議中にその場で共同編集もできます。現在、業務でMicrosoft製品を利用しているなら、Microsoft Teamsが役立つでしょう。

参加者数上限300人、会議時間60分などの機能制限はあるものの、無料版も用意されています(2021年2月現在)。また、現在「Microsoft 365 Business Basic」や「Office 365 E3」などを利用しているなら、基本サービスのひとつとして含まれています。

おすすめ2.Zoom

新型コロナウイルスの影響によるテレワークで、多くの企業で導入されているのが、Zoomです。最大で1,000人までのWeb会議を開くことができ、大企業な講演会や、社員教育などにも利用できます。Web会議や画面共有などの基本機能に加え、会議中にスタンプによるリアクションやチャットができるのも、Zoomの特徴です。録画と自動トランスクリプト機能もあるため、会議を後から見直したいときにも便利です。

さらに、データを送る際は暗号化されるため、セキュリティ対策にも優れています。大企業や官公庁でも実際に使用されているのが、その証拠です。

参加者上限100人まで、1回の複数人ミーティングで最大利用時間40分までなどの制限はあるものの無料でも利用可能です。1対1であれば、無料版でも会議時間の制限がないため、お試しでも導入しやすいでしょう。

タスク管理

リモートワークでは、マネジメント管理の難しさが課題といわれることもあります。その課題を解決してくれるのが、タスク管理ツールです。

タスク管理ツールは、社員それぞれが自分のタスクをツール上で管理するものです。個人だけでなく、チームでも利用・閲覧ができるため、タスクの進捗状況を簡単に共有可能。上司が部下のタスク状況を見て、優先順位を付けたり、業務配分を調節したりするのに役立ちます。これにより、業務がスムーズに進められるでしょう。

おすすめ1.Asana

Asanaは、プロジェクト・タスク管理ツールとして、世界190か国で利用されているツールです。タスク管理ツールを初めて使う方でも、操作しやすいシンプルなUIが特徴。一か所でタスクの期限や優先度を設定したり、タスクを割り当てたりできます。また、カンバン形式・リスト形式を選択でき、自分好みにカスタムできるのも使いやすいポイントです。また、タイムライン機能を使えば、どの時間に誰が何のタスクを行うのか一目でわかります。チームでのプロジェクトの計画に役立つでしょう。

最大15 人までとコラボレーションに制限がありますが、Basicプランなら無料で利用できます。そのほか機能に合わせて、PremiumやBusiness、Enterpriseなどのプランが選択可能です。

おすすめ2.Backlog

Backlogは、タスクを一目でわかりやすいグラフにできるタスク管理ツールです。カンバンボードはもちろん、ガントチャートやバーンダウンチャートなどの形式でタスクを管理できます。さらに、ファイル共有やお知らせ機能も備わっています。エンジニアから営業、バックオフィスまで、幅広く利用されているのも特徴のひとつ。Web制作会社や広告代理店などで利用されています。

無料プランは用意されていませんが、有料プランを30日間無料で試せるようになっているので、一度試してはいかがでしょうか。

そのほかに取り入れるといいツール

上記では、テレワークに役立つ3種類のツールを紹介しました。ここでは、上記以外にも予算やスケジュールに余裕があれば、合わせて検討をおすすめしたい2つのツールを紹介します。

1.勤怠管理ツール

テレワークでは、人の目がないことからつい長時間労働になりやすいのが課題として挙げられます。そのため、勤怠管理の徹底が大切です。

勤怠管理ツールは、仕事の開始時間と終了時間を管理してくれるツールです。離れた位置からも勤怠管理ができるだけでなく、勤怠を自動化することで、把握がしやすくなるというメリットもあります。さらに、給与管理ツールとの連携や、労働基準法に沿って労働時間を管理してくれる機能があると便利です。

代表的なツールとしては、RecoRuやAKASHIがあります。

2.データストレージサービス

テレワークでは、大容量のデータを社員同士がやり取りする機会も増えます。そこで便利なのが、データの格納・共有ができるデータストレージサービスです。クラウドに大容量のデータを格納でき、URLを共有するだけで簡単にデータを送付できます。社内だけではなく、外部の取引先とデータをやり取りする際にも便利です。

代表的なツールには、Google DriveやDropboxなどがあります。

まとめ

一口にコミュニケーションツールといっても、さまざまな種類があります。シーンごとに使い分けること で、スムーズな情報共有や迅速な意思決定につながるでしょう。まずは無料版やトライアル期間を利用して使い勝手を検証し、自社のニーズに合うツールを選びましょう。

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