近年推進されているペーパーレス化は、業務が効率的になり、コスト削減や環境保全を実現します。しかし、レポートやマニュアルなど、依然として紙ベースが主体のものもあります。本記事では、ペーパーレス化の概要やその必要性、ペーパーレス化のメリット、導入の注意点を解説し、現場業務のペーパーレス化におすすめのツールを紹介します。
レポートやマニュアルをペーパーレス化するとは？
ペーパーレス化とは、これまで紙に印刷し保管してきた各現場レポートや業務マニュアルなどをデジタル化し、どこにいてもPCやタブレットなどのデバイスで閲覧できる資料の管理体制です。
近年、国のDX推進や働き方改革により、様々な業種でペーパーレス化が進んでいます。また、新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、紙やハンコを必要とする業務が見直されていることも、ペーパーレス化が注目されている要因のひとつです。
製造や工事の現場、店舗などでは、多くの業務に書類が発生します。例えば、工事現場では図面や工程表、現場レポートなど多くの資料を取り扱い、必要な情報を探すだけでも多くの手間がかかるでしょう。また、資料の修正やレポートの提出などのために、会社に戻る必要性が出てきます。そのために現場作業が止まることや、残業しなければならない場合もあるのです。
これらの現場業務をペーパーレスにすることで、負担が軽くなり効率良く業務が行えます。しかし、現場におけるペーパーレス化は、実際はあまり進んでいないというのが現状です。一般社団法人日本能率協会が2021年に行った調査では、約半数以上が職場でのペーパーレス化が進んでいないという回答でした。
ここからは、なぜ業務のペーパーレス化が必要なのかを解説します。
なぜレポートやマニュアルをペーパーレス化するべきなのか
そもそも、なぜレポートやマニュアルをペーパーレス化するべきなのでしょうか。それには、3つの理由があります。
まず、「業務効率化による負担軽減」です。現場レポートや業務マニュアルは作業や現場ごとに異なり、管理にも手間がかかります。資料を電子化してまとめ、共有や編集を容易にすれば、社員の負担軽減に貢献できるでしょう。
次に、「環境への配慮」です。世界中には数えきれないほど多くの企業があり、それぞれが今までのように大量の紙を使用していては、将来の環境に大きな影響を与えます。環境保全の観点からも、ペーパーレス化は重要視しなければなりません。
最後に「コスト・セキュリティへの影響」です。紙の資料には用紙代やインク代がかかり、保管スペースも確保しなければなりません。また、資料の紛失による情報漏えい など、セキュリティも心配です。ペーパーレス化すれば印刷やスペースにかかるコストの削減を図れるうえに、パスワードやログを管理することでセキュリティを強化できます。
レポートマニュアルをペーパーレス化によるメリットとは？
業務のペーパーレス化により、どのようなメリットが得られるのでしょうか。上記の理由を踏まえて詳しく解説します。
「業務効率化による負担軽減」：どこにいても資料の閲覧やレポートの作成ができる
紙のレポートやマニュアルが主体では、閲覧の際には保管場所に出向かなくてはならず、作成にも手間を要します。また、誰かが持ち出すことで見られなくなるなど、資料の共有も難しいでしょう。また、膨大な資料のなかから該当のものを探すのも、きちんとファイリングされていたとしても時間がかかります。資料を電子化すれば、タブレットやスマホなどのデバイスでどこからでも閲覧でき、共有も可能です。検索機能で過去の資料も簡単に見つけることができます。また、現場で作成が可能なので、会社へ移動する手間も省けます。
「環境への配慮」：企業価値の向上
多くの業務で使用する紙は、森林伐採により作られています。森林伐採による環境破壊は、地球温暖化や異常気象にも影響し、世界的に解決すべき問題であることは誰もが知るところです。そのため紙の使用を控えることは、それらの問題解決に向けた、サステナブルな社会に取り組む企業としてのアピールにもつながります。
「コスト・セキュリティへの影響」：印刷にかかる費用削減や情報漏えいのリスク軽減
用紙代以外に、印刷に関連するプリンタやトナーなどの費用も軽視できません。また、文書の廃棄や管理に伴う機械やスペース確保も必要です。さらに、資料の修正により再印刷が必要になったなどのトラブルもよくあることです。ペーパーレス化により、これらのコストは大幅に削減できるでしょう。
紙の資料は、管理や持ち出し、廃棄処理の甘さなどによっていつでも情報漏えいの危機に見舞われます。ルールを設け、従業員にセキュリティ意識を高めてもらうことなどの対処が必要ですが、完璧にすることは難しいでしょう。そこで、ペーパーレスのためのシステムを導入すれば、アクセス制限や閲覧制限などのセキュリティ設定が可能です。また、クラウド管理によって災害などの緊急時にもデータを守ることができ、BCP対策にも有効でしょう。
ペーパーレス化のデメリットとは？
ペーパーレス化にはメリットが多い一方で注意点もあります。
デジタル化に抵抗感がある従業員もいる
ペーパーレスにすることは、すなわちデジタル化されることです。これまで長年にわたり紙ベースで業務を行ってきた従業員の中には、デジタル化への抵抗感を持つ従業員も少なくないでしょう。ペーパーレス化だけでなく、DXが思うように進まない要因のひとつとしても同様のことが言えるのです。
この場合、デジタル研修などを催し、不安を解消することもひとつの手です。デジタルに対する不安を無くすことで、少しずつ抵抗感も薄れていくでしょう。
初期費用が必要
ペーパーレス化によりコスト削減できることはメリットの項で解説しましたが、ペーパーレス管理を行うツールの導入にはそれなりの初期費用がかかります。具体的には、ソフトウェアの導入やPC・タブレットなどのハードウェア導入、ネット環境の整備にかかる費用です。
初期費用を抑えるためには、ペーパーレス化を行う目的を明確にし、それに合わせた規模での導入がおすすめです。近年、ペーパーレス化のためのツールが増えており、高機能なものも多くあります。しかし、規模に合わないツールや、使いこなせないシステムを導入しても意味がありません。中にはデータをクラウド管理できるツールや、操作が簡単なシステムも登場しているので、目的や状況に合わせたツールを選びましょう。
do! bookをおすすめする理由
ペーパーレスによる業務効率化を図るには、各現場のニーズに合わせたツールの導入が必要です。製造・工事現場・出張サービス・店舗のマニュアル、レポートのペーパーレス化を叶える「do! book」は、様々な現場で活躍しています。
do! bookなら、ペーパーレスの課題である、デジタル化に抵抗感のある従業員への対応や導入・運用の人的負担、投資費用の低減も実現可能です。手持ちのPCやタブレット、スマホにも対応しており、デバイスの購入費用も抑えられます。また、使い慣れたスマホでのタッチ操作だけで入力できるなど、操作性も抜群です。
これまで、「ファイルサーバに登録するだけで現場配信」を実現した企業や、「多種多様な情報を1冊にまとめてペーパーレス」を実現した企業など、工事現場においてdo! book導入により、業務効率化を実現した企業がたくさんあります。do! Bookは無料で試せるサービスがあり、導入前の説明も受けることが可能です。
まとめ
ペーパーレス化は、現場業務における業務効率化のほか、印刷や管理にかかっていたコスト削減、セキュリティ強化にも効果が期待できます。do! bookでは、無料お試しサービスや説明のみ聞くことも可能です。ぜひ、do! bookを導入し、現場業務のペーパーレス化を図りましょう。
