多店舗管理に最適なツールの選び方

 2020.03.24  デジタルトランスフォーメーションチャンネル

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創業当初は数店舗しかなく、店舗管理がスムーズであったと振り返る方も多いのではないでしょうか?店舗数が増えれば増えるほど管理業務は煩雑になります。本部企業からの指示が思いつきや担当部門ごとにバラバラといった状態では、店舗責任者や店舗従業員は混乱します。また、それだけでなく全店舗から適切なフィードバックが得られず施策の実施状況が掴めないなどの問題も発生するでしょう。こうした状況に危機感を抱いている経営者、エリアマネージャー、店舗責任者は多いのではないでしょうか?

根本的な原因は、組織構造が複雑になったことでコミュニケーションコストが増大したこと、本部統制が効きにくくなったこと、そして本部企業と店舗との間で見える化が実現できなくなったことです。

この問題を解決するために欠かせないのが「システム化」であり、店舗管理ツール・多店舗管理ツールが非常に有効です。とはいえ市場では多数の製品が流通していますので、一体どのシステムを導入すればよいのかを悩むことが多いでしょう。そこで本記事では、多店舗管理に最適なツールの選び方を紹介します。

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店舗管理ツール・多店舗管理ツールとは?

店舗管理ツール・多店舗管理ツールの選び方を紹介する前に、そもそもどういったシステムなのかを簡単に解説しておきます。

チェーンオペレーションの増大により、店舗管理がスムーズに行われない理由は「組織構造の複雑化」、「コミュニケーションコストの増大」、「そして本部統制の不全」です。この根本原因を解消し、店舗管理が抱えるさまざまな問題を解決するために店舗管理ツール・多店舗管理ツールでは以下のような機能を備えています。

  1. 本部からの通達事項をフォーマット化
  2. 店舗における確認・作業・報告をToDoとして管理
  3. 各部門における店舗への支持一覧を確認
  4. 本部から店舗へアンケートを実施し、回答をシステム上で回収
  5. 日次・週次・月次で定期的な報告をフォーマット化
  6. 指示の既読率、施策の実施率、アンケート回答率を表示
  7. Excelとの連携により数値回答をシステムに統合
  8. 写真報告により店舗のレイアウトや実施状況を即座に共有
  9. システム専用のファイル共有スペースで資料・写真を管理
  10. すべての報告・申請業務をシステムに統一
  11. 店舗同士のつながりを作るSNS機能
  12. 本部と店舗、店舗同士のコミュニケーションを円滑にするメッセージ機能

※株式会社ドリーム・アーツ「Shopらん」の基本機能を参照

こうした店舗管理ツール・多店舗管理ツールを導入すれば、本部企業による店舗管理を徹底し、これまでの問題を解決しながら経営最適化などを図れ、組織全体での生産性向上が見込めます。

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店舗管理ツール・多店舗管理ツールの選び方

一口に店舗管理ツール・多店舗管理ツールといっても、提供する機能や導入形態に違いがあることから、企業ごとに最適な製品を選ぶことがとても大切です。適切な製品を選べるか否かで導入効果が大きく異なるため、以下に紹介する選び方のポイントを参考にしてください。

店舗管理において、何が一番課題なのか?を整理する

店舗管理ツール・多店舗管理ツールを導入する目的は、店舗管理の徹底を阻む原因を排除し、諸問題を解決したコミュニケーション効率化などを実現することです。ただし、企業によって店舗管理業務の中で「何が一番課題なのか?」は異なります。

たとえば、本部企業と店舗とのコミュニケーションには問題ないものの、人材管理に問題が多く優先的な解決が必要という場合は、人材管理を中心とした機能を備えた製品を選ぶ必要があります。

何が一番の課題なのか?何を目的とするのか?によって選ぶべき製品が異なるため、これを最初に整理することが大切です。

店舗ごとに必要な業務と本部との繋がりを明確にする

チェーンオペレーションの場合、店舗ごとの業務内容は固定化されているのが通常ですが、本部企業が店舗業務の全体像を理解していることは案外少ないものです。また、本部業務との繋がりなどが曖昧なことから、効果的な業務改善に取り組めないなどの現状もあります。

これを解決するために、店舗ごとの業務内容や本部業務との繋がりを明確しましょう。具体的には業務フロー図などを作成して、日々の業務や週次・月次の業務などを視覚化します。

どのような機能に重点を置くのか?を考える

前述のように、店舗管理ツール・多店舗管理ツールには多様な機能が備わっています。それらの機能のうち、何に重点を置くのかによって選ぶべき製品は変わります。また、誰でも扱いが簡単であること、分かり易さも必要でしょう。製品選定に入る前段階でこれを明確にしておくことで、指針に沿って製品が選びやすくなります。

クラウドサービスの利用ポリシーについて検討する

現在提供されている店舗管理ツール・多店舗管理ツールのほとんどは、クラウドサービスとして提供されています。クラウドサービスとは、インターネット経由で提供されるソフトウェア製品のことであり、システム運用などを行わなくても利用料を支払うだけで利用できます。

クラウドサービスはIDとパスワードでアカウントを管理するので、外出先からでも別々の端末からでも同じシステム環境にアクセスできるのがメリットです。また、ユーザーが利用したデータはサービス提供事業者のデータセンターで保管されるという特徴があります。

このため、企業によっては既存のセキュリティポリシー(社内データの持ち出し禁止など)に反するケースもあるため、クラウドサービスの利用ポリシーについて改めて検討しておくことも重要です。もちろん、地理的に分散されている店舗向けのシステムにはクラウドが有効であることは間違いありません。

初期費用、月額利用料、オプション料などトータルコストを算出する

店舗管理ツール・多店舗管理ツールの利用料金は主に、初期費用、月額利用料、オプション料で構成されています。初期費用は無料のところも少なくありませんが、月額利用料は必ずかかりますし、製品によってオプション料が追加で発生する場合があります。

単純な月額利用料だけでコストを判断するのではなく、必ずトータルコストを算出した上で比較しましょう。また、利用料金の算定方法は店舗ベースや接続ベースなど製品によって異なるので注意してください。

トライアルを実施した実際の使用感を確かめる

多くの製品は、トライアルによって一定期間の無料試用サービスを提供しています。やはり実際に使ってみないことには利便性などの判断が難しいので、リストアップした製品のトライアルは積極的に実施して、実際の使用感を確かめてください。

また、トライアルを実施した場合はそこで管理している情報をそのまま本利用へと移行することも可能なので、気に入った製品があれば継続利用も検討できます。

各ベンダーが開催する紹介セミナーに参加してみる

本記事を読まれているように、店舗管理ツール・多店舗管理ツールに関する情報収集は主にインターネットを利用する方が多いかと思います。インターネットを情報源とすると、製品に関する基本的な情報などは簡単に収集できますが、製品ごとの具体的な成功事例や導入プロセスなど、把握できない情報もあります。

そうした情報も踏まえて製品検討を進めたいという場合は、各ベンダーが開催する紹介セミナーへ参加してみてください。

製品選定で大切なことはやはり「情報収集」と「情報整理」です。数ある製品の中から自社にとって適切な店舗管理ツール・多店舗管理ツールを選ぶためにも、ここで紹介したポイントを参考に製品選定にあたっていただければと思います。

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