do!bookで現場のペーパーレス化とDXを推進! レポート・マニュアルを電子化

 2022.11.01  デジタルトランスフォーメーションチャンネル

多くの従業員が利用するマニュアルをいかに効率的に作成・運用するかは、どの業界の企業でも共通の課題です。本記事では、マニュアル電子化や現場レポートのペーパーレス化によって企業のDXを推進する「do!book」の導入事例と、導入するメリットや製品プランを紹介します。

do!bookで現場のペーパーレス化とDXを推進! レポート・マニュアルを電子化
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do!book 導入事例の紹介

まずは、実際にdo!bookを利用していただいている企業様の導入事例を紹介します。

清水建設 様

清水建設様が携わる建設現場では、図面や仕様書、安全書類などマニュアル以外にも必要となる資料が膨大にあります。それらをスマートフォンやタブレット端末などで配信する案は以前からありましたが、情報量が多く手作業ではデジタル化に対応しきれない、情報漏洩が不安などといった課題があったため、なかなかペーパーレス化に踏み切れませんでした。

現在はdo!bookの導入によって、多様かつ膨大な情報をファイルサーバーから自動で配信しています。多様なフォーマットも、作成したフォルダにファイル登録するだけで関係者へ共有できるようになります。この高い利便性により、技術スタッフが情報配信にかける負担を大きく減らすことに成功しました。スタッフからは、「フォルダを自由に追加、変更できるのが業務の実態とあっていて便利」という声も届いています。
サーバーは自動同期を行うため、現場スタッフは手元のデバイスから常に最新の情報を確認できます。フォルダやユーザーごとにアクセス設定もできるため、セキュリティ管理への不安も解消されたとのことです。

日本貨物鉄道 様

全国に広がるネットワークを活用して貨物鉄道輸送に貢献する日本貨物鉄道様は、マニュアル運用に課題を抱えていました。教育の現場でマニュアルが使用されず現場のフィードバックがマニュアルに反映されない、専任者しかマニュアル作成ツールを使用できず専任者の異動などによりマニュアル運用が止まってしまう、といったことが挙げられます。

そのため、各現場で使用されている資料のフォーマットを、整えることなくそのまま登録できるdo!bookを導入しました。WordやExcel以外に、画像や動画なども登録できるため、資料をマニュアル化する際の壁であったフォーマットの統一が必要なくなりました。また、部署や業務に応じて登録したファイルの必要な部分を抜粋してまとめた「ハイブリッドBOOK」機能の活用により、マニュアル作成にかける時間を1/10に圧縮できました。操作が簡単で運用が容易なため現在では全社で導入され、マニュアル以外のペーパーレス化にも活用されています。

パナソニック コンシューマーマーケティング社 様

製品を通して人々のくらしづくりを支えるパナソニック コンシューマーマーケティング社様では、マニュアルだけではなくレポートのペーパーレスにdo!bookを活用されています。

do!bookで作成したレポートは、ひとつの項目を入力したら自動で次の入力項目まで画面が移動します。わざわざ画面をスクロールする必要がないため、従業員はタッチ入力のみでレポートを作成できます。QR読込みや位置情報の取得も可能で、レポート作成の効率化にも大きく貢献しました。このレポートはExcelやPDFとして出力できるため、お客様に提出するレポートとしてもそのまま使えます。
さらに社外の訪問サポートのレポートを品質管理や工程管理のシステムと連携させて、レポートをさまざまスタッフが活用できるように取り組んでいます。

コマニー様

パーティション(間仕切り)などの設計や生産から施工後のメンテナンスまでをサポートするコマニー様は、アナログ作業で発生しがちな手戻り作業といった無駄なコストを削減すべく、do!bookの採用を決定されました。施工に必要となるさまざまな書類をデータ化できることと、従業員がデータを活用しやすいことが、導入の大きな決め手となりました。

図面や手順書が正確に関係者へ共有されることで、作業ミスの削減が見込めます。また協力業者が自己完結できる作業が増えれば、責任者がすべての施工現場を直接確認する必要もなくなり、移動時間によるロスを軽減できる効果にもつながっています。

また、do!bookには、動画を組み込めるというメリットがあります。従来の紙の手順書はある程度の経験がある作業者向けに作られているものが多く、経験が浅い若手には分かりづらいという課題がありました。そこでdo!bookを活用し、動画で手順を確認できるようにすることで、若手の早期成長を支援できることにも期待しているとのことです。

従来の課題をdo!bookで解決

ここからは、do!bookの導入によってサポートできる課題を紹介します。

課題1:システム導入してもうまく使いこなせない・教育が難しい

ペーパーレス化の大きな壁として、以下の点が挙げられます。

  • 複雑なレポートを電子化すると、かえって手間が増えてしまう
  • マニュアルを電子化しても、従業員に見てもらえない

スマートフォンなど手持ちのデバイスからレポートを作成できれば、確かにとても便利です。しかし、レポートの中には入力項目が多い複雑なものも多くあります。それを手持ちのデバイスの小さな画面で入力しようとすると、指で拡大したりスクロールしたりと、かえって面倒に感じてしまいます。
しかし、do!bookなら、その課題をクリアできます。do!bookで作成したレポートであれば、入力項目の移動も画面の拡大も自動でやってくれるため、従業員は必要項目を入力するだけでレポートを作成できます。

また、マニュアルを従業員が使いやすくするための機能も搭載しています。QR読取りやチャット、メールなどでURLを共有すれば、簡単にマニュアルにアクセスできます。レポートの特定項目にチェックが入ると、チェック内容に応じたマニュアルへのリンクを自動で表示してくれる仕組みもあります。トラブルにつながる項目にチェックが入った際には、その場でマニュアルを見ながら対応方法を伝えられます。
さらにこの機能は、従業員教育にも最適です。レポート機能を使って習熟度テストを作成すれば、テストを受けた従業員が間違えた部分もマニュアルを見ながら解説できます。

いずれも画像を読み込むだけ、画面をタッチするだけという単純操作で使えるため、システムを使うための大がかりな教育は必要ありません。

課題2:運用スタッフに負担がかかりすぎる

ペーパーレス化のもうひとつの課題として、システムを運用するスタッフの負担が大きい点が挙げられます。これまで紙で出していた資料をシステムで使えるフォーマットに入力し直すのは手間がかかり、資料が多ければその分時間を要します。
do!bookでは、そのお悩みにも対応できます。do!bookにはExcel形式に対応したテンプレートが用意されていて、Excelを操作するのと似た操作感でレポートを作成できます。現在使用しているサポートの原稿がExcelならば、シートの内容をコピーして貼り付けるだけで簡単に電子化が可能です。「レポートのここに必要事項を入力させたい」「ここは計算式を入れたい」といった設定も、セルに色を塗るだけで実現できます。
また、作成機能だけではなく、出力機能も充実しています。Excelのテンプレートで設定した計算式は関数にも対応しており、Excelで出力する場合は指定セルに関数が入った状態でダウンロード可能です。Excelの他にもPDFで出力する機能があり、PDFで報告書を提出する場合にも再編集の手間なしでアウトプットできます。また、レポートやテストの内容をデータリストとして出力することも可能なため、傾向分析などにも使えます。
そして、マニュアルを作成する工数も限りなく減らせるのがdo!bookの利点です。do!bookでマニュアルを作成するために運用スタッフがやることは、今あるマニュアルや作業に必要な資料のファイルをファイルサーバーに保存し、必要に応じてファイル名を変更するだけです。保存されたファイルがファイル名順に可視化され、作業スタッフがビューワを起動するとファイルを閲覧できます。テキストや動画など、ファイルの拡張子が異なっても、ビューワ上では一連の資料としてページめくりをするだけで各ファイルの閲覧が可能です。

選べるライト版/プロ版

do!bookには、状況に応じて選べる2種類のプランがあります。

現場のペーパーレスなら『ライト版』

まずはdo!bookを試してみたいという場合には、『ライト版』がおすすめです。サブスクリプション(月額5万円~)とパッケージ(120万円~)が用意されています。
今あるマニュアルをサーバーへアップして自動配信する機能が使える「スタンダードプラン」と、レポート作成機能が加わった「レポートプラン」の2種類があるので、電子化したい資料によってご希望のプランをお選びください。
初期設定費用もゼロ、利用ユーザーも無制限というお得な無料版があるので、お気軽にお試しいただけます。

現場のDXを推進するなら『プロ版』

ペーパーレス化にとどまらず、企業のDX化を推進していくためには『プロ版』がおすすめです。データベースが実装されていることにより、ライト版よりも多様で便利な機能と高度なセキュリティが用意されています。サブスクリプション(月額18万円~)とパッケージ(400万円~)が用意されています。以下では、プロ版の魅力を4点ご紹介します。

魅力1:大量データに対応しつつ、高いセキュリティも保持します

ライト版では特定階層のフォルダを指定して同期させる必要がありますが、プロ版では親フォルダを指定すれば、その下の階層にあるフォルダがすべて同期されます。また、アクセス権が細かく設定できるので、セキュリティ面でも安心です。さらに、全文検索オプションを利用すると、サーバー内のデータを全文検索が可能です。キーワードを指定するだけで、どの資料のどの部分にキーワードが存在するのかを検索できます。

魅力2:強力なレポート機能

レポート機能もライト版からグレードアップしています。ユーザー認証機能の実装により、ハンコ機能の使用が可能になり、電子承認として利用できます。またシステム連携にも対応しており、たとえばレポート作成中に問題となる入力があると、管理者に自動でメールが送信され、すぐに現場と連携した対応が実現できます。

魅力3:コミュニケーション機能

会議ボード機能も大きな魅力です。この機能を使うと、作業者と管理者がレポート上でつながることができ、レポートを見ながらメモやチャットでやり取りできます。必要に応じてその場でマニュアルにページを追加することも可能です。オプションを追加することで、レポートだけではなくマニュアルでもコミュニケーションを取れます。マニュアルに関する現場スタッフの質問が生じた際でも、ボタンひとつでマニュアルが会議ボードに早変わりします。

魅力4:IoT対応

導入にコストがかかるIoT連携も、プロ版なら簡単に行えます。連携したIoT機器が異常を検知した場合、担当者に通知メールが送信されます。通知メールに必要なマニュアルのURLを記載すれば、トラブルが起こってから慌ててマニュアルを探す必要がなく、迅速に対応に移れます。デベロッパーライセンスをご利用いただくと、do!bookのデータベースが公開されるので、既存システムとの連携も可能です。

まとめ

do!bookを活用することで、マニュアルの電子化や現場レポートのペーパーレス化に限らず、コスト削減や業務効率化といったさまざまな効果が期待できます。操作性と機能の利便性を確認されたい場合は、無料体験可能なライト版もご用意しておりますので、現在課題を感じている企業様はぜひdo!bookの導入をご検討ください。

レポート・マニュアル電子化を実現「do!book」

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