新型コロナウイルスの感染拡大以降、店舗スタッフの研修のオンライン化が急務となっています。店舗スタッフの研修をオンラインで行うメリットはどのようなものでしょうか。do!bookをすでに研修に活用している企業の事例を取り上げつつ紹介します。
店舗スタッフeラーニング事例のご紹介
店舗スタッフのオンライン研修には、DIGITALOFFICEのdo!bookを活用すると効率的に学習することが可能です。最初に、実際の店舗スタッフの研修にeラーニングを活用している企業様の事例を紹介します。
1. トヨタ自動車様
トヨタ自動車様では、自動車販売店において写真や動画などの多様な教育コンテンツを使用しています。これまでは、その膨大な量の資料を管理運用することが販売店の大きな負担になっていました。
最新のチラシなどの営業ツールが周知されず、プリントされた古い営業資料を使用する担当者もいるなど、情報不足により営業活動が最適に行われていない状況も見られました。そのため、資料の電子化やペーパーレスでのスタッフ教育が検討されていました。
現在では、do!bookの導入により、販売店の営業担当者5万人がクラウドから提供されるスタッフマニュアルを使用し、全販売店でペーパーレス化を実現しています。サーバでファイルを保存することで、販売店で使用する教育コンテンツによりシステムに負荷がかかりすぎる問題を解決しました。スピーディーな動きと操作性の高さを実現し、紙よりも便利になったと評価されています。
2. しまむら様
店舗スタッフのマニュアル閲覧用にdo!bookを導入したしまむら様の事例を紹介します。しまむら様では、店舗スタッフがパソコンに不慣れで従来のタブレットアプリを有効に活用できていない、マニュアルのページ数が多いため必要なマニュアルを探すのが難しいなどの課題がありました。
do!bookの導入後の現在は、どのスタッフもタッチ操作で簡単・スピーディーに閲覧できるようになっています。大量ページでも高速閲覧できるスライドビュー機能により、ページ数が多いマニュアルでも短時間で閲覧可能です。
ピンポイント全文検索機能では、よく検索に使われる検索キーワードを検索候補に選択肢として表示し、入力の手間を省略しています。検索時には、検索文字がハイライトで表示されるため探しやすく、必要な情報を漏れなく探せるメリットもあります。使いやすい形にツールを一部カスタマイズできるため利便性が向上し、快適に運用しています。
3. 外食チェーン様
外食チェーン様の事例では、数千人のアルバイト・パート用のキッチンマニュアルとしてdo!bookを利用しています。新型コロナウイルスの感染拡大前には、文章で書かれた紙のマニュアルを厨房に貼り付けて使用していましたが、店舗教育を効率化するため、マニュアルを電子化することにしました。
do!bookの導入により、説明動画や仕上げ写真なども盛り込んだ、視覚的に分かりやすいマニュアルになりました。マニュアルを各店舗で準備して貼り出す必要もなくなり、スタッフに必要なファイルは配信して共有されます。
さらに、マニュアル閲覧後に習熟度テストまでできるテスト機能があり、スタッフからも好評です。習熟度を明確に把握できるテストにより、学習効率がアップしました。
営業現場･店舗スタッフのeラーニングでよくある課題
営業現場・店舗スタッフ教育に用いられるeラーニングですが、導入したもののうまくいかなかったという声を聞くこともあるかもしれません。一般的にどのような課題があるのでしょうか。
教材作成の負担が大きい
店舗で使用するeラーニング用の教材を用意・整備するためには、自社の業務に適した学習ができるコンテンツが必要です。内容によっては、市販されている教材で学習可能な場合がありますが、自社独自の業務・作業内容を学習するには新しくコンテンツを作らなければなりません。eラーニング用の教材を作るには動画の撮影や編集、タブレットやスマートフォンなど、使用する端末向けに設計しなければならないなどの手間がかかります。
do!bookなら、紙にプリントしている文書マニュアルや図などのファイルをファイルサーバに保存するだけでマニュアルを作成できます。また、これまで紙のテストを使用していた場合には、Excelで簡単にテストテンプレートも作成できます。do!bookの特徴については、次項で詳しく解説します。
スタッフのITスキルに左右される
パソコンやスマートフォンで学習するeラーニングの場合、店舗のスタッフのなかにはその操作自体が苦手な人もいるでしょう。もともとeラーニングはパソコンなどの端末使用に慣れている人が使うケースが多く、ITスキルが高くない人にとって使いにくいツールも少なくありません。
do!bookは、スマートフォンでQRコードをスキャン、URLリンクをクリックするだけで必要なページにアクセスできます。これまでのeラーニングの課題を解決できるdo!bookの機能を以下で解説します。
スタッフ教育に活用できるdo!bookのメリット
do!bookは、店舗で働くスタッフが現場で学べる、スタッフ教育に適したメリットを持つツールです。マニュアルを簡単に電子化できる、スマートフォンやタブレットで快適に利用できる、といったさまざまなメリットがあります。
マニュアルを簡単に電子ブック化できる
do!bookを利用すると、紙のマニュアルから簡単に電子ブックを作成できます。これまで紙にプリントして使用していたマニュアル文書や、作業手順が示された図面などのファイルがある場合には、学習に必要なファイルをファイルサーバに保存するだけで電子化が可能です。
ファイルサーバには、マニュアルやテストなどの拡張子が異なるファイルでも並べて保存整理し、保存したファイルまとめてマニュアルとして配信できます。もとのマニュアルファイルがあれば電子マニュアルを一から作り直す必要がないため、作成時間を10分の1に減らせます。
スマホやタブレットで快適に利用できる
店舗スタッフはスマートフォンやタブレットの閲覧アプリから、ファイルサーバに保存されたオンライン上の電子マニュアルを閲覧できます。WordやExcel、PDFなど、異なる拡張子のファイルでも、フォルダにスライドビューを設定すると、ファイルを横断して全ページをページめくりだけで素早く閲覧することが可能です。
ITスキルが高くないスタッフでも、ページめくりの操作だけで写真や動画が入ったマニュアルを順序通りに手軽に閲覧し、閲覧後には習熟度テストまで実施できます。スマートフォンからは、カメラでスキャンしたQRコード、チャットやメールで共有したURLのリンクなどからワンクリックでハイブリッドのオンライン教材にアクセスします。
個人の習熟度に応じた反復テストで自己学習を促せる
テストの原稿をExcelで作って紙のテストを実施していた場合、そのファイルを必要に応じて修正するだけで、大量のテストでもスムーズに電子化できます。
また、テストの項目ごとにメッセージやリンク先を設定すると、回答を間違ったスタッフに対して「もう一度○○を復習しましょう」などのメッセージと、関連する動画やマニュアルのリンクを表示することが可能です。復習後には、再テストの案内も表示できます。
テスト結果をスピーディーにレポート出力できる
Excelで登録したレポートやテストは、すべての計算式や関数に対応しています。テストに条件式を設定しておくと、自分で採点する手間も不要になるので便利です。自動で正解を判定し、合計点も計算されます。レポートに計算式を設定すると、テストの合計点を抽出し平均点を表示することもできます。
必要に応じて、テスト結果を簡単にExcel・PDFでレポート出力することも可能です。
まとめ
従来の店舗スタッフのeラーニングでは、マニュアルを作成する手間がかかり、現場のスタッフが使用しにくいのが課題でした。DIGITALOFFICEのdo!bookを活用すると、マニュアルやテストを手軽に作成できます。ITスキルが高くない人も含め、誰でも簡単、スピーディーに学習できて、習熟度アップを図れます。
