全館フリーアドレス管理とオフィス集約の実現

 2021.07.26  デジタルトランスフォーメーションチャンネル

近年、さまざまな企業がオフィス集約やフリーアドレスを導入しています。本記事では、今後フリーアドレスやオフィス集約を推進しようと考えている企業経営者・担当者の方に向けて、導入のメリットや管理に役立つツールをご紹介します。フリーアドレス管理におすすめのツールも併せてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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進むオフィス環境の変化

ここ数年で、企業を取り巻く環境は大きく変化しています。さまざまな要因が考えられますが、もっとも大きな理由は新型コロナウイルスではないでしょうか。新型コロナウイルスの猛威により、我々の生活は一変しました。多くの企業が感染リスクを低減するため、テレワークやモバイルワークを導入したのも記憶に新しいでしょう。

こうした状況を機に、オフィス改革へのり出す企業も増加しています。具体的には、フリーアドレス席の導入やオフィス集約を実践し、新たなオフィス環境の構築を進める企業が増えたのです。

これらフリーアドレスやオフィス集約には、ウイルス流行対策にとどまらないさまざまなメリットがあることをご存じでしょうか。まず「フリーアドレス」とは、個々の社員専用のデスクやチェアを用意せず、1つの大きなデスクを複数で使用するスタイルを指します。そして「オフィス集約」は、文字通りオフィス機能を1ヶ所へ集約させることです。企業によっては、支社や営業所のオフィスを1ヶ所に集約させるケースもあります。

フリーアドレスは、個別に座席を用意する必要がないため、コスト削減を実現できることが大きなメリットです。また、限られたスペースを有効に活用できるのも魅力です。1つのデスクを複数人で使用するため、個々の距離感が近く、コミュニケーションをとりやすいのも特徴といえるでしょう。

従来のスタイルでは、どうしても近くの人ばかりと会話してしまいがちです。その結果、他部門との連携がうまくとれないなどの問題も起こりかねません。フリーアドレスなら、個々の座席が決まっていないため、いろいろな人との交流を図れます。社員同士の交流が活発化し、よりよいアイデアが生まれやすい環境も整えられるのです。

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フリーアドレス管理・オフィス集約におけるIT面での要件

フリーアドレスを単に導入するだけでは、思ったほどの効果やメリットを感じられないかもしれません。そのようなことにならないよう、適切な方法で正しく運用することが大切です。特に、初めてフリーアドレスを導入するのであれば、ITツールの導入を検討しましょう。フリーアドレス管理に適したITツールがリリースされているため、活用すれば運用をサポートしてもらえます。

フリーアドレスをうまく運用するには、稼働状況やチームメンバーの出社予定把握、ワークスペースの予約などができるツールが必須です。ITツールを選ぶ際は、これらを実現できるような機能が備わっているかどうかを確認しましょう。

ツールによっては、画面上で誰がどこにいるのかを一目で把握できるものもあります。これなら、毎日座る場所が変わるフリーアドレスであっても、すぐに目的の人とコンタクトをとれるでしょう。

また、オフィス全体を縮小して1ヶ所に集約するケースでは、必然的に座席の数が減ります。社員全員の座席を用意できないため、ホテリングの導入も必須です。「ホテリング」とは、社員が座席を予約して使用するシステムのことです。ホテリングを導入すれば、出社できる人数を自然と制限できるため、室内が密になることも回避できます。ITツールの導入にあたっては、座席の予約ができるかどうかもチェックしましょう。

所在・予約管理ツールの特徴

フリーアドレスの需要が高まったこともあり、所在・予約管理ツールにも注目が集まっています。さまざまなツールがリリースされていますが、大きく分けるとQRコードタイプやWebアプリタイプ、ビーコンタイプなどが挙げられます。

3つに大別できるものの、実際どのような機能が備わっているかについては、ツールによって異なるため注意が必要です。一般的に、QRコードタイプやWebアプリタイプは動線確認のできないものが多く、ビーコンタイプには予約機能が搭載されていないことも少なくありません。また、ビーコンタイプは利用不可座席の表示ができないものが多くを占めています。

さまざまなツールの中から1つを選ぶのは骨が折れるため、まずはどのような機能が必要なのかを明らかにしましょう。機能が多い分にはまだしも、必要なものが備わっていないとなると、再度ツールを検討・導入しなくてはなりません。

予約機能や利用不可座席の表示機能が絶対に必要というケースなら、搭載されているかどうかを最初に確認しましょう。先述した、導入するITツールに求められる要件も参考にしつつ、自社にマッチしたものを選んでください。

スマートオフィスソリューション「wecrew」とは

「wecrew」は、株式会社電通国際情報サービス(ISID)が提供するスマートオフィスソリューションです。全館フリーアドレス管理やオフィス集約を実現できるツールとして、注目を集めています。

スペースの空き状況確認や予約をスマートフォン1つで行える便利なツールです。デフォルトでは、QRコードを読み取りチェックイン/アウトを行いますが、個別にその他の方式との連携も可能です。

標準でホテリング機能を搭載したwecrewは、使い慣れたスマートフォンで操作できるため、簡単に使いこなせるのも魅力です。スピーディにチームメンバーの所在を確認できるため、チームでプロジェクトを進めているときも重宝できるでしょう。

社員のスケジュール管理が可能な機能も備わっているため、管理者側にとっても価値のあるツールです。また、空予約防止や過去データ分析、グループ企業での共有利用管理が可能なのも特徴といえます。

もちろん、安全性に関しても問題はありません。MyQRコードを用いた本人認証ができるほか、個別に顔認証対応も可能です。電子錠と連動させ、チェックイン/アウトと同時に施錠・解錠を行える仕様にもでき、セキュリティ面も万全です。

このようにwecrewは、フリーアドレスやオフィス集約に必要な機能をほぼ搭載しているため、導入後も安心して運用できるでしょう。機能性に優れるだけでなく、使いやすいうえにセキュリティ面も万全となれば、導入しない考えはありません。

まとめ

全館フリーアドレスへの移行を検討しているのなら、ITツールの導入も並行して考えましょう。稼働状況やスケジュールの把握ができるか、ワーキングスペースの予約ができるかなどを確認し、自社にマッチしたものを選んでください。今回ご紹介した「wecrew」なら、機能性や操作性、安全性ともに抜群です。ぜひ選択肢に加えてみましょう。

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