社内DXの必要性や取り組み対象から推進のポイントやツールまで解説・紹介

 2022.05.23  デジタルトランスフォーメーションチャンネル

DX化に取り組む企業は増えてきましたが、そもそもなぜDXが推進されるようになったのでしょうか。本記事では、社内DXを行う必要性や、どういった取り組みが求められるかについて解説します。また、実際のDX導入に際して注意すべきポイントや、おすすめのツールについて紹介するので、参考にしてください。

社内DXの必要性や取り組み対象から推進のポイントやツールまで解説・紹介

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社内DXの必要性

近年、DX(デジタルトランスフォーメーション)推進に取り組む企業が増えています。
そもそも、企業がDXに取り組むのには、どういった理由があるのでしょうか。
まず、これまでの業務が効率的に行えるようになるというメリットがあります。例えば紙ベースで管理していた書類のデジタル化や、勤怠管理を専用のITツールで一元管理することでノンコア業務を削減できるため、効率の改善に繋がります。同時に働き方改革を推進することにもなるため、従業員のモチベーションの向上に期待できるでしょう。

災害や事故といった非常事態はいつ起きるか分かりません。そこで、DX化を進めておくと、それらが起きた際、スピーディに対応し事業を継続できるようにする「BCP(Business Continuity Plan:事業継続計画)」対策も可能です。テレワーク環境を整えておくことで、事業継続にあたり最低限必要な人員数を確保しやすくなります。

さらに、経済産業省が2018年9月にまとめた「DXレポート」におけるキーワードである「2025年の崖」への対応が求められています。「2025年の崖」とは、多くの企業に残るレガシーシステムを改善しなければ、やがてブラックボックス化し、データ活用の非効率化などの問題により2025年以降、日本国内だけで年間12兆円の損失が生まれる可能性について示した言葉です。
こうしたリスクに対応するためには、各企業がビジョンを持ち、早急にDX化を進めていく必要があります。

社内DXの取り組み対象

では、社内でDXを実施する対象としては、どのようなものがあるでしょうか。ここでは代表的な例を挙げていきます。

仕事環境

DX化においては、まず従業員が仕事をスムーズに進められる環境の構築が求められます。身近な例では、テレワーク環境の整備や、オンライン会議ツールなどを使ったコミュニケーションの活性化、ITツールで社員の安全や健康管理を図る取り組みがこれにあたります。
製造業や店舗販売など、テレワーク化が難しい業種もあり、会社によって効果的な手法は異なります。自社状況を把握し、優先度の高い施策を検討しましょう。

業務プロセス

DX化を進める際には、業務フロー・プロセスといった業務の根本から見直しを図ることが重要です。
具体的には、書類管理の自動化や、デジタル機器を活用した営業活動、バックオフィス業務における決裁フローのデジタル化などが挙げられます。書類のやり取りや判子のために出社する手間を削減することで、業務効率化とともにテレワーク環境の改善にも繋がります。

顧客接点

様々なデジタルツールがあふれ、消費者の価値観も多様化する現在、より強固な顧客接点を持つことが重視されます。
ECサイトの開設や、チャットボットを活用したコールセンター業務の自動化、FAQページの設置といった施策で対応力を強化しつつ、対応に必要な業務リソースを削減できます。
顧客への対応の変革は社外向けのDXにあたる要素ではありますが、業務プロセスにおいて少なくない影響があるため、社内DXを目的とする場合にも優先的に検討すべき課題と言えます。

社内DXを推進する上でのポイント

社内でDXを推進する際には、あらかじめ以下のようなポイントを押さえて実践していくと、成功しやすくなります。

経営層の関与

最初に、経営層が十分にDXを理解し、「なぜDX化に取り組むのか」や「DX化を通じてどのような企業を目指したいのか」といった目的やビジョンを明確化することが重要です。それらを現場の各部門へ伝達し、認識を共有することで全社一丸となってDX化に取り組めるようになります。
また、取り組みをIT部門などに丸投げせず、経営戦略面から、経営層がしっかり関与し、ゴールに向かって伴走していく必要があります。

現場の協力

経営層が決定した目標に対し、現場の協力は不可欠です。やみくもに新たなシステムやツールを導入しても、現場での活用が進まなければ旧来のシステムに頼ったままの状況は変わりません。
DX化に取り組む際には、現場の意識改革を念頭に、アプローチの工夫をあらかじめ考えておくとよいでしょう。例えば、DX化に関する説明会を開いたり、実際にハンズオンで体験してもらう機会を設けたりするのも一案です。

小さい規模からの開始

企業にとってDX化はとても大きなチャレンジであり、一筋縄ではいかない場合も少なくありません。いきなり大規模な投資や業務体制の変更を行うと、失敗した場合のリスクが高まります。
まずは実践する施策に優先順位を付けて、試験的なスモールスタートで進めていくことが大切です。そして、成功事例やノウハウをある程度蓄積できた段階で、徐々に規模を大きくしていくとよいでしょう。

人材・体制の確保

DX化には多くのハードルがあり、実践の結果として予想ほど高い効果を上げられないことは珍しくありません。アビームコンサルティング株式会社が行った調査では、DXに成功したと認識した会社はわずか約7%という結果が出ています。

そこで、成功と失敗を分けた最も大きな要因となったのが、「全社員へのデジタル教育」とされます。
DX化を進めるための人材や教育、運用体制を確保することは非常に重要です。特に人材に関しては、ただITスキルに長けているだけでなく、各部署の業務を理解し、ときには各部門と調整する能力も求められます。そのため、業務の理解という面では社外の人材のみに頼らず、できるだけ社内での人材育成に目を向けていくことが重要です。

また、前述のように経営層が率先してDXを推進していくためには、経営陣にも高度なデジタルリテラシーが求められます。最新技術の導入や、プロセスを変革するに当たり、適切かつ迅速な意思決定ができる体制を構築しましょう。

社内DXで導入を検討したいツール例

ここからは、社内のDX推進におすすめのツールについてご紹介します。

コミュニケーションツール

テレワークの実施に際し、新たな課題としてコミュニケーション不足が挙げられます。これに対し、オンラインコミュニケーションを実現・円滑化するツールの導入で対策できます。例えばチャットツールや会議システムなどが好例でしょう。

RPAツール

昨今、RPAという言葉をよく耳にするようになりました。RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、定型業務を自動化してくれる仕組みです。RPAツールを導入することで、従業員がコア業務へ集中できるため、生産性の向上が見込めます。

チャットボット

RPAと組み合わせて活用されることの多いのがチャットボットです。チャットボットにより、顧客からの問い合わせに対して、自動的に簡単な回答を行えるようになります。さらに社内ヘルプデスクなどで、従業員からのよくある問い合わせにも対応できるようになるでしょう。

まとめ

社内DXの推進は、業務効率化やリスク回避のために重要です。まずは自社状況の把握に努め、明確な目標をもとに、スモールスタートで進めましょう。
DX化に取り組む際には、ツールの導入がおすすめです。オンライン会議ツールであるMicrosoft Teamsは、社内コミュニケーションの強化に役立ちます。


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