月額300円でテレワークの課題を解決!「PHONE APPLI PEOPLE」(旧連絡とれるくん)とは?

 2020.12.28  デジタルトランスフォーメーションチャンネル

「PHONE APPLI PEOPLE」(旧連絡とれるくん)は、名刺と電話帳を簡単一元化できるクラウド型サービスです。クライアントと名刺交換したあと、登録やデータを運用せずにそのままファイルやデスクに保管したままの方は多いでしょう。本記事ではサービスの概要と使い方、機能について詳しく解説します。

PHONE-APPLI-PEOPLE

Web電話帳サービス「PHONE APPLI PEOPLE」とは

「PHONE APPLI PEOPLE」は社員とクライアントの名刺管理と電話帳を簡単一元化したクラウド型サービスです。企業のコミュニケーションポータルとして活用でき、パソコンはもちろん、スマートフォン・タブレット端末からもアクセス可能。

主な特徴は「企業向けクラウド型Web電話帳」「名刺管理」「顧客管理」の3つ。以下のような有用性を発揮します。

社員の所持する名刺を共有し、クライアント情報を有効活用できる

経営者や営業、マーケティング職の方は名刺交換の頻度が高く、ファイルやスマートフォンの電話帳機能を使って顧客情報を管理しているケースが多いでしょう。オンライン商談では名刺代わりにLINEやFacebook、LinkedInを使った連絡先交換が増えましたが、まだまだ一般的ではありません。

名刺交換枚数は営業活動のバロメーターであり、テレワークが増える今こそ、名刺の共有が最優先課題です。PHONE APPLI PEOPLEなら、全社員の人脈をツリー表示で直感的に共有・可視化できるため、同僚や上司、部門を超えた社内の人脈検索が可能です。

情報はタイムリーに更新され、営業活動や商談前の情報収集、人事異動した後のアプローチに役立てられます。商談で得た情報を蓄積・共有することでチームの連携が強固になり、集約された情報は企業の財産として活用できます。

クライアント、または他部署の社員にすぐ連絡できる

個々が保有している連絡先を1つの場所にまとめれば、名前や連絡先、メールアドレスなどからすぐに相手の情報が探し出せます。名刺交換した場所や日時を記録できるので「あの日会ったけど、会社と名字が思い出せない…」というときにもキーワード検索できて便利です。

ある社員がスマートフォンから登録した名刺は、ほかの社員のパソコン、タブレットからもチェック可能。逆に、パソコンで名刺のグループ分けや編集すれば、すぐに各社員のスマートフォン側もデータ更新されます。名刺や連絡先交換した相手との接触履歴はすべて個人データに紐づいて管理されるため、業務の効率化につながります。

また、「安否確認機能」を活用すれば一度に社員の安否確認が可能です。気象庁から「震度5以上」の地震速報が出た場合、社員全員に「無事/出社可能」「負傷/出社不可」「無事/出社不可」などステータスを選択する一斉メールが送信されます。集約したデータは被害状況の把握やその後の災害対策など、企業の事業継続計画(BCP)に活用できます。

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端末に情報が保存されないのでセキュリティ対策になる

企業の情報セキュリティへの意識は年々高まっており、対策を根本から見直す動きが活発化しています。貸与するスマートフォンやノートパソコンには重要な情報が多く含まれており、クライアント情報はその最たるものの1つです。

紛失・盗難後に悪用されれば、想像以上のダメージを被るでしょう。PHONE APPLI PEOPLEは、端末に連絡先情報を登録する必要がないため、紛失や盗難対策に役立ちます。

「PHONE APPLI PEOPLE」の使い方

個人のスマートフォンに保存された連絡先や内線番号、チャットなどのアドレスをPHONE APPLI PEOPLEに登録しましょう。個人管理の名刺は、専用のスマートフォンアプリで読み込むだけの簡単作業です。

アプリにはOCR読み取りによる自動入力やオペレータ入力が搭載されているので、無駄な作業が発生せず、情報を簡単に登録できます。読み取った情報は全社共有されるほか、特定の部署にのみ閲覧範囲を限定指定することも可能。PHONE APPLI PEOPLEにアクセスして登録情報を検索、電話やSNS、チャットアプリなどから素早く情報が呼び出せます。

「PHONE APPLI PEOPLE」の機能

PHONE APPLI PEOPLEの主な機能は以下の5つです。それぞれのポイントを解説します。

Web電話帳機能

クライアント、社員の連絡先をクラウドで一元管理する機能です。共有用のアドレス帳と個人のアドレス帳を混在させずに管理可能で、対象の人物を部署やキーワードから検索できます。メールやチャットはもちろんWeb会議の開始にも対応、テレワーク導入の拡大に伴い「働き方改革」や「人手不足による業務効率化」を目的に運用開始できます。

名刺管理機能

名刺をスマートフォンで撮影後、アプリに取り込めばすぐに情報が共有されます。スキャナや一部メーカーの複合機からの読み取りにも対応しているため、社内での業務もスムーズです。ユーザー・部署・全社共有など柔軟に閲覧範囲を設定可能で、範囲外のユーザーを除外することで、効率的にアクセスできます。

着信表示機能

スマートフォンにPHONE APPLI PEOPLEのアプリをインストールしておけば、直接接触していないクライアントや社員から着信があった際にも、誰からかかってきたのか一目でわかります。知らない番号をわざわざ検索する手間を省けるので便利です。

トーク・チャット機能(オプション)

PHONE APPLI PEOPLEのプラットフォーム上から、社内コミュニケーションに便利なトーク機能を安価に導入できます。添付ファイルの送受信やトークログのダウンロードにも対応、業務を効率化し、生産性向上に活用できます。

Office 365連携機能(オプション)

オプションのOffice 365連携機能は、認証基盤として「Microsoft Azure」の「Azure Active Directory(Azure AD)」に対応しています。お使いの端末で一度承認すれば、PHONE APPLI PEOPLEへのログインを意識する必要はありません。シングルサインオンやスケジュール連携に対応しているため、利便性向上に役立ちます。

「PHONE APPLI PEOPLE」の料金プラン

PCでもスマートフォンでも1ライセンス月額300円で利用できます。ただし、契約は5ライセンスから、初回のみテナント開設費用として50,000円が必要です。

まとめ

「PHONE APPLI PEOPLE」はクラウドで連絡先を一元管理するので、その都度最適なツールを選択してスムーズにコミュニケーションを取れます。部署やグループごとに共有先を適切に設定でき、常に最新の状況にアクセス可能なため、新たなビジネスチャンスを逃しません。

Factory of the Future製造現場が抱える課題。解決の鍵は「デジタル化」です。

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