社内コミュニケーションを活性化させるポイントを解説

 2021.07.01  デジタルトランスフォーメーションチャンネル編集部

円滑な社内コミュニケーションは、企業活動において非常に重要なものです。コミュニケーションを活性化させることで、生産性の向上・離職率の低下などが期待できるといわれています。では、何をすればコミュニケーションを活性化できるでしょうか?

今回は活性化のポイントについて紹介をしていきます。まず課題について触れたのちに、本題のポイントの紹介をします。メリットの解説なども行いますので、ぜひ参考にしてみてください。

社内コミュニケーションを活性化させるポイントを解説

社内コミュニケーション活性化において多くの会社が抱える課題

社内コミュニケーションを活性化させるためにはさまざまな課題があります。これからその乗り越えるべき課題について説明をしていきます。

コミュニケーション活発化に立ちはだかる課題

コミュニケーション活性化の課題は、複雑であり多様です。例えば、部署同士や社員同士での連携不足、経営陣と社員との間で空間的・心理的な壁がありコミュニケーションが取りにくい状況であることが挙げられます。

また、職場環境によっては、そもそもコミュニケーションを取るための十分な時間がないこともあります。

コミュニケーション不足の問題を解決しようとし社内SNSを導入した会社でも、「どう使ったらいいのかわからない」といった操作面の問題もあり、うまくいかないケースも挙げられています。

また何よりの問題は「社員同士での社員があまり積極的ではない」こともあるでしょう。仕事上でチャットやメールを超えた付き合いをしたくないと考える社員も少なくありません。

社内コミュニケーション活性化を成功させる4つのポイント

活性化させるためのポイントを解説するにあたり、最初に抑えておかないといけないことは失敗した理由を知ることです。

まずは失敗する理由を知る

失敗するときには、何か理由があるものです。社内コミュニケーションを取ろうとしてうまくいかず失敗という結果になる場合は、「経営陣と現場との考え方が一致していない」「他部署や部署内の従業員のことを知らない」「目的が周知されていない」などのことが理由として障壁になる傾向にあります。

この問題は職場や状況によって違うものです。職場でコミュニケーション活性化が失敗している理由を把握することで、問題解決に向けて最善の対処を取ることができるでしょう。

(1):課題を分析し目的を明確にする

では、まず課題を把握し目的を明確にしていきましょう。明確にするためにはコミュニケーション範囲を定めることが大切です。例えばコミュニケーション活性化を目指すのはあくまで部署内のみなのか、それとも部署間での連結を高めることにするのかなどを決めていきます。部署内のコミュニケーションのみを活発させるといっても同僚同士なのか、上司と部下などの範囲も決めていきましょう。

どこにコミュニケーションの課題があるのかを把握するには、従業員へのアンケートをとることをおすすめします。データを集めたら、分析して課題を見つけるようにしましょう。

(2):対象者全員が参加しやすい仕組みを作る

対象者を参加しやすくするためには「動機と建前」が必要になります。もし社内行事であれば強制力があるため、乗り気でない人でも参加するようになります。このように建前があることで、従業員からの行動が生じます。

仕組みを作るときに大切にしなければいけないのは、双方向のコミュニケーションとなるように心がけることです。役員が中心になることや、主催側が中心になることもあるため、気をつけなければなりません。この点を注意する必要があります。

(3):課題に合った取り組みやすい方法から始める

難しい方法よりも、課題にあった取り組みやすい方法から始めるのが良いでしょう。もし社内イベントを始めようとしても、準備することが非常に多いため疲弊してしまう可能性があります。導入にかかる手間や時間が少なく済むものを選んで始めるようにしていきましょう。

おすすめの始めやすい方法としては、社内掲示板・社内SNSなどが挙げられます。これらは手間がかかりにくくスムーズに導入できるので、計画へのストレスや疲弊が少なくなるでしょう。

(4):コミュニケーションを促進するオフィスにする

オフィスから変えていくことも、コミュニケーションを促進する方法の1つとして挙げられます。社員同士で話しやすくするためにリフレッシュスペース・ミーティングスペースを充実させてみてはいかがでしょうか。

また自然と集まり話しやすくなるようなスペースを作ることもおすすめです。またフリーアドレス制度を導入するのも効果的といわれています。このフリーアドレス制度とは、社員の固定座席を作らずに、仕事の内容や状況に合わせて社内の空いている席で作業を行うことを指します。日々周りの席の人が変わるため、さまざまな人とコミュニケーションが取れるでしょう。

社内コミュニケーションを活性化させる具体策

ではこれから活性化させるための具体策を紹介していきます。

社内SNS導入や社内報を発行する

社内SNSや社内報を発行することで、よりコミュニケーションを活性化することができます。とくに社内SNSは迅速なコミュニケーションが取れるようになり、導入するための障壁も少ないといったメリットがあるのでおすすめです。

失敗になることも少なくないため、以下のポイントをしっかりと押さえておくことが大切です。それは、導入の目的の周知、不必要にプライベートの投稿を増えすぎないようにすること、社内の上下関係を気にせず誰でもオープンに利用できるものにすることです。

目的や節度をもって誰でも投稿しやすいようにすることが、導入のコツといえるでしょう。

社内行事・社内イベントを取り入れる

社内行事・社内行事の導入により、半強制的に社員同士で関わる環境を作ることできます。社内行事であれば、参加への建前ができるので、多くの人が参加することが見込まれるでしょう。

例えば、バーベキューや旅行などを開催することで、普段交流のない部署の人とも話すことができるので良いきっかけになるといえます。お互いのあまりみられなかった一面をみることができるでしょう。もし導入するのであれば、小規模なイベントから始めていくことをおすすめします。

社員食堂やカフェなど自然と集まれるスペースを作る

食事をしながらの会話は弾むため、社員食堂やカフェなどを職場に設置する企業は少なくありません。コミュニケーションが取りやすくなるいわゆるマグネットスペースを作り出すことが大切でしょう。人が自然に集まるとコミュニケーションが生まれていきます。

しかし、社員食堂やカフェなどは設置や維持のために膨大なコストがかかります。もし費用面で問題があるのでしたら、先程述べた座席が定めていないフリーアドレスのオフィス作りもおすすめです。

社内通貨を発行する

社内通貨とは社内でのみ利用できる独自のポイント制度であり、こちらの導入もコミュニケーションの活性化に繋がります。

各自所持した社内通貨をお互いに贈り合うことや、知識を共有し新たな通貨を獲得することで、社員の満足度アップやモチベーション向上に繋がることが期待できます。社内でプラスの感情を伝え合うことができるでしょう。

この獲得した通貨は、ポイントに合わせてギフトに変更できるようにするなどの仕組みを作っていきましょう。

1on1や面談の機会を増やす

1on1とは1対1でミーティングを実施することを指し、上司と部下という組み合わせで行われています。目標管理・業務進捗管理・プロジェクトのPDCA確認など業務に関係することを話し合うミーティングの場です。ただの報告会にならないようにするために上司の腕が試される場でもあります。

この1on1では、部署や職種を超えた「ナナメ面談」実施している企業もあります。この「ナナメ面談」には部署内では相談できないような問題を相談できるといったメリットがあります。他部署・多職種間との繋がりをもつきっかけにもなるのがポイントとして挙げられます。

社内部活やサークル制度を導入

社内で部活やサークルを制度化すると、同じ趣味をもつ社員同士でのコミュニケーションが活性化されやすいです。スポーツ系や文化系など趣味に合わせた部活を用意すると参加しやすいでしょう。

繋がりのなかった他部署の従業員と、「好きなこと」というポジティブな関わりをもつことができます。好きなことで集まるので、活発なやりとりになることが期待できます。

会社として活動にかかる費用を部費として上限を決めて支給すると、モチベーションの向上にも繋がるでしょう。

社内コミュニケーション活性化で得られるメリット

これから、社内コミュニケーションで得られるメリットについて説明していきます。

生産性の向上や業務効率化が期待できる

社内コミュニケーションが活性化すると、生産性の向上・業務効率化が期待できるといわれています。立場に関係なく意見交換を活発に行うことができるようになり、情報共有が活性化され業務進捗の把握もしやすくなるメリットが挙げられます。同僚のことをよく知っておくと仕事を任せやすくなるため、仕事が円滑に進むこともあるでしょう。

情報共有がしっかりとされていると、社内の雰囲気や業務効率化のメリットだけがあるわけではありません。結果的に顧客満足度が向上するといった、外部へのメリットも挙げられます。

会社と社員の繋がりが強くなる

離職率が低下し定着率が向上するといったメリットも挙げられます。給与・昇進・福利厚生といった仕事に対するモチベーションと同様、もしくはそれ以上に、社内での職場環境や対人関係も社員にとっては非常に大切なものです。

コミュニケーションを活性化させることで、社員の職場での過ごしやすさがかなり変わってくるでしょう。

会社と従業員との繋がりをより強固なものにすることができます。

まとめ

今回は社内コミュニケーションの活性化させるポイントについて紹介をしました。コミュニケーションを活性化させるポイントを押さえ、具体的にできる内容で取り組んでいきましょう。

もしコミュニケーションを本気で変えたいと考えているのでしたら、おすすめのツールがあります。それはDreamArts社のビジネスコックピット「InsuiteX」です。こちらを活用すると、社内コミュニケーションの見直しが図れます。コミュニケーションの流れを見直したいと考えている方は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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