テレワークにおけるコミュニケーション不足はなぜ問題?解決する方法とは?

 2022.05.27  デジタルトランスフォーメーションチャンネル

数多くの企業で導入が進むテレワーク。新たな働き方としてさまざまなメリットがある一方で、コミュニケーション不足に陥ることが問題視されています。本記事では、テレワークにおけるコミュニケーション不足の原因と、それらを解消する具体的な方法について解説していきます。

テレワークにおけるコミュニケーション不足はなぜ問題?解決する方法とは?

コミュニケーション不足による弊害

テレワークでは、従来の勤務形態と異なり場所や時間を選ばずに働くことができます。現在の日本が抱える人材不足や育児・介護と仕事の両立などの問題を解決する一手となるだけでなく、オフィスの固定費用のコスト削減や、場所にとらわれることなく優秀な人材を確保できるなどのメリットがあります。

一方で、従業員が互いに遠隔で仕事を進めていくことにより、これまでオフィス内で伝達していたこともメールやメッセージツールなどを用いてやり取りする必要が出てきます。全ての従業員が円滑にコミュニケーションを取れるならいいのですが、現実には意思疎通が十分でないことによってミスが生じたり、連絡や情報共有のタイムラグによって業務が滞ったりといった問題が浮き彫りになっています。

これらの小さなコミュニケーションのほころびが、生産性の低下や従業員の孤立、さらに仕事のプロセスが認識できないことによる成果主義の加速につながります。目に見えない不満が積もると、従業員の休職や離職だけでなく、企業文化の醸成が困難になるなど組織全体の根幹を揺るがす問題に発展しかねません。

従業員の働く環境をより良くしようと導入したテレワークが、逆に従業員満足度(ES)を引き下げてしまうような事態となっては本末転倒です。テレワークを導入し運用していくためには、コミュニケーションが十分に確保できる環境づくりも必須なのです。

テレワーク時にコミュニケーション不足に陥りやすい原因

オフィス勤務と比較して、なぜテレワークではコミュニケーション不足に陥りやすいのでしょうか。ここでは主な3つの原因について考察していきます。

必要なときにしか会話をしなくなる

社内オフィスにいるときには、会議や打ち合わせのような情報を共有できる場もありますし、何気ない雑談による業務関連事項の擦り合わせなど、コミュニケーションが自然に生じます。これらのやり取りは、業務のスムーズな進行に非常に役立っています。

しかし、テレワークになると従業員同士が顔を合わせて話す機会が激減します。些細なことを確認したり、アイデアを出し合ったりするためにも、いちいち何かしらのツールを介して連絡を取らなければなりません。そこで、つい後回しになり、コミュニケーションの頻度が低くなってしまうのです。

また、テレワークにより従業員の勤務時間が異なる場合には、コミュニケーションを取るにも逐一時間を確認しないといけないため、オフィスのように気軽な連絡はしづらくなってしまいます。これもコミュニケーション不足を招く要因といえるでしょう。

相手の状況が見えにくい

テレワークでは、従業員それぞれのライフスタイルに合わせて業務を進めていきます。そのため、相手が今忙しいのか、連絡を取ってもよいのかの判断が難しく、連絡自体を遠慮してしまいがちになります。

相手の状況が見えないことに加えて、テキストメインのコミュニケーションでは相手の表情や感情を推し量ることが難しくなります。認識の食い違いや意思疎通ができていないことに気づかず、それらが業務の成果に直接影響してしまう危険性もあるでしょう。

遠隔で仕事することには、自分自身の業務に集中でき、時間にとらわれず働けるなどの利点があります。その反面、企業全体として見たときに、他の従業員が置かれている状況の把握は困難となります。コミュニケーションが滞れば、チームワーク力の低下も招きかねません。

タイムラグが発生しやすい

従業員がオフィス勤務とテレワーク勤務に分かれている場合、勤務時間が異なることがあります。それにより、対面であればすぐに確認できるような事柄でもメールやチャットなどのツールを介してやり取りしなければならず、返信までにタイムラグが生じるケースもあります。

返信がないと進められない内容であれば、待つ時間に業務が滞ってしまいます。仕事の効率性や生産性を上げるためには、このような無駄な時間を極力排除しなければなりません。

テレワークによる柔軟な働き方によって、個々の業務効率化やタイムマネジメントという観点からは従来以上の成果が期待できるでしょう。しかしオフィス勤務にはないタイムラグなどの問題をそのままにすると、他の従業員にしわ寄せが来てしまいかねません。

テレワーク時のコミュニケーション不足を解消する5つの具体例

ここまで、コミュニケーション不足に陥る原因について述べて来ました。しかし、テレワークにおけるこれらの課題は工夫次第で改善可能です。ここでは5つの対策について具体的に解説します。

定例会議を増やす

意図的に顔を合わせる機会を作るため、WEB会議ツールなどを用いて定例会議を増やしましょう。この場合、互いの状況が気軽に聞き出せるような、フラットな情報共有の場とすることが重要です。雑談交じりの話し合いをするのもいいでしょう。またテレワーク勤務の従業員が参加しやすいように毎週、午後の決まった時間に集うなど、定例化に結びつく工夫をしていく必要があります。定例会議が定着すればそれぞれが会議時に聞きたいことをピックアップしておいたり、後回しになっていたやり取りを行ったりする場として活用でき、円滑なコミュニケーションが生まれるでしょう。

 チャットツールをフル活用する

仕事で使用するオフィスメールは、堅苦しい形式ばったものが主です。テレワークでは、メールよりも肩の力を抜いて気軽にやり取りできるチャットツールをフル活用するとよいでしょう。テレワーク時に、いつでも好きなように使えるよう設定しておけば、オフィス勤務と同じように話しかけやすく(連絡しやすく)なります。また従業員同士の絵文字や顔文字の使用もある程度許容しておけば、感情を伝える際の助けになります。メールとチャットの使用目的を棲み分けておくことで、コミュニケーションはチャットで行うという意識の醸成にも役立ちます。

大きめのリアクションやポジティブな発言を意識する

前述の定例会議やオンラインで行う会議では、通常よりも豊かな表情を心がけたり、リアクションを大きめに行ったりするよう意識しておくことも大切です。オンライン上では自分が思っている以上に、表情やリアクションが伝わりにくいからです。テレワークでのコミュニケーションに関しては、やり取りが発生する機会を増やすことも大切ですが、その前提として相手にきちんと伝わるよう発信することも重要です。テレビ会議では大きめのリアクションを心がけ、また電話会議ではこまめに相づちを打つなど、自分の反応を相手に伝えられるように工夫しましょう。

加えて、テレワークではポジティブな発言をすることも重要です。顔を合わせていない分、発言の意図が正しく伝わらずネガティブに受け取られてしまうおそれもあります。そうならないように、言い方や発言内容には注意しなければなりません。

情報共有を心がける

タスク管理が可能なツールを活用して、1日の業務スケジュールやタスクの進捗状況などを積極的に共有することも、コミュニケーションの増加に寄与します。お互いの業務やスケジュールが把握できていれば、質問や疑問もより投げかけやすくなるためです。

また、作業手順の確認や資料の修正作業など共同で行う必要がある業務では、これらのツールを用いて画面共有をすれば簡単に情報共有ができ、共通認識も持ちやすくなります。テレワークに適したツールは、PCだけでなくスマートフォンやタブレットに対応しているものが多く、それらの画面を共有できるものもいろいろとあります。手軽に使用できるツールを選ぶことも、コミュニケーションを活発化させるために重要なポイントです。

出社日を作る

1つの方法ではなく、さまざまなツールと接触機会を利用することにより、テレワークにおけるコミュニケーション不足は相当程度まで解消できます。しかしそれでもまだ足りない場合には、週に1度など適切な頻度で出社日を設けるのも手です。業務内容によっては直接やり取りをしなければ情報共有できないものもありますし、従業員によってはツールを介したコミュニケーションが苦手な人もいるでしょう。そういったテレワークではカバーできない点に対し、対面で話せる時間をきちんと設定しておくことで、より確実な情報共有もでき、互いの信頼関係の維持にもつながります。

まとめ

相手の姿や状況が見えないテレワークで十分なコミュニケーションを確保するには、オフィス勤務と違った方法で連絡や相談ができるように工夫を凝らす必要があります。テレワーク用のツールも上手に活用しながら、従業員同士で意思疎通が図れるように、自社に合った対策を講じていきましょう。

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