社会的に業務のデジタル化の動きが加速する一方で、具体的にどのような取り組みをすれば、それが達成できるのかわからない企業も多いのではないでしょうか。本記事では、業務のデジタル化の必要性やメリットを解説するとともに、業務プロセスの完全デジタル化を実現するITソリューション「SmartDB」をご紹介します。
業務のデジタル化の重要性
日本では現在、多くの企業がデジタル化やDXなどと呼ばれる業務改革に取り組んでいます。しかし、そもそもなぜデジタル化は、そこまで重要視されているのでしょうか。以下では、業務のデジタル化の重要性について解説します。
政府が推進するペーパーレス化に対デジタルで生産性の向上を図る
デジタル化の一環として政府が推進している取り組みのひとつが、業務のペーパーレス化です。Biz Clip社が2020年3月に実施した文書管理実態調査によると、契約・申請業務をはじめ、請求・見積手続きや社内外の会議などの業務について、50%以上の企業が今も紙資料を使用しているとのことです。
紙媒体に依存して業務を行う場合、印刷や郵送などのために経済的・人的リソースが欠かせません。また、紙資料に付き物のハンコ文化を継続している場合は、書類が物理的に関係者・関係部署間を移動するための時間的ロスを生じさせたり、テレワークをする際の阻害要因になったりします。さらに、紙帳簿などは安易に捨てられないので溜まる一方となり、オフィススペースを圧迫してしまいます。こうした事態に対処するには、以下のような対策を講じるのがおすすめです。
- 会議資料や報告書などはわざわざ印刷せず、データの状態で共有する
- ビジネスチャットやWeb会議ツールを活用して、会議やミーティングを簡素化する
- 電子ワークフローやクラウドサイン（電子署名）を導入して、契約書や稟議関係の書類の脱ハンコを図る
こうした施策によってペーパーレス化を進めることで、紙資料での運用に付随していた多くの無駄やコストを節減できるでしょう。
働き方改革への大きなアプローチに繋がる
業務のデジタル化は、働き方改革の実施にも大きく寄与します。近年、日本政府は長時間労働の抑止を目的とした法改正などを進め、企業にも労働者の多様な働き方を可能にする働き方改革の実施を推奨しています。
とはいえ、単純に従業員の勤務時間を減らすのでは、企業の生産力は当然落ちてしまうでしょう。かといって、人員を増やせば今度は人件費が増加してしまいます。それに、将来的には少子高齢化により、社会全体が慢性的な働き手不足に陥ることが懸念されているため、人海戦術による対処は長期的に見て好手とはいえません。
業務のデジタル化は、まさに日本社会が抱えるこれら課題の解決策として期待されているものです。便利なITツールを活用して業務をデジタル化し、業務効率や労働生産性を上げることで、企業は従業員の負担を軽減しつつ、自社の経営の維持・発展に取り組めます。
業務のデジタル化で変わること
前項では、巨視的な観点からデジタル化の必要性について解説しました。続いては、より具体的に、デジタル化が企業にどのような変化を与えるのかを解説していきます。
業務の効率化が図れる
デジタル化は、企業に存在する多くのルーティン的な業務を自動化できます。こうした自動化によるワークフローの改善は、より重要なコア業務に専念する時間を社員に与え、残業代などのコストを減らすことにもつながります。また、データ共有ツールやビジネスチャットなどを導入することで、社員間のコミュニケーションが促され、生産性の向上も期待できるでしょう。
テレワークなどの多様な働き方を促せる
デジタル化によって、テレワークなどの多様な働き方の促進も可能です。Web会議ツールやビジネスチャットツールなどを導入し、テレワーク環境を整備することで、在宅勤務や、移動中や移動の合間に喫茶店などで仕事をする「モバイルワーク」形態のテレワークを推進できます。テレワークは、災害や感染症の流行などによってオフィスへの出勤が困難な場合でも、業務や社員間の連携を可能にするため、BCP対策としても有用です。
複雑な業務フローに対応する
デジタル化は、複雑な業務フローを改善するためにも用いられます。すでにシステムを使って処理しているような業務でも、多くの企業では部門ごとに部分最適化されたシステムが乱立しているケースが見受けられます。しかし、このようにシステムが個別的に運用されていると、部門間・システム間でのデータ連携なども不十分になり、複雑な業務要件に対応できない場合も起こりえるでしょう。こうした課題を抱える企業は、各システムを統合的に管理するプラットフォームシステムを導入することで、業務フローの円滑化や連携の強化が見込めます。
業務のデジタル化を躍進させる「SmartDB」が企業に選ばれる理由
業務のデジタル化には企業にさまざまなメリットをもたらしますが、実際にデジタル化を進めるにあたって、企業はどのような取り組みをすればよいのでしょうか。そこでおすすめしたいのが、業務プロセスの完全デジタル化を実現するITプラットフォーム「SmartDB」の導入です。以下では、デジタル化を進める多くの企業からSmartDBが支持される理由について解説していきます。
現場を中心にスタートが切れる
SmartDBの大きな特長として、現場を中心にスタートが切れることが挙げられます。SmartDBでは、ノーコード・ローコードで簡単に業務アプリケーションの作成が可能です。業務テンプレートはユーザーであれば誰でも利用できるので、0から業務アプリケーションを構築する必要もありません。現場担当者は自分達のニーズに合わせて、直接アプリを作成・運用できます。
部門の垣根を超えた全社プラットフォームが可能に
SmartDBを導入すれば、部門の垣根を超えた全社プラットフォームの構築が可能です。SmartDBのシステムは柔軟性に優れているため、たとえ最初は特定部門だけで試験的に使い始めたとしても、あとから全社プラットフォームとして展開できます。業務プロセスを一気に大きく変えると、現場の負担も増大してしまうため、段階的に新方式を浸透していけるのは大きなメリットです。またSmartDBは、部門個別で作成したアプリ同士を連動させることも可能なので、部門間での連携にも対応できます。
使いやすいUI・UX
使いやすいUI・UXを備えていることも、SmartDBの大きな長所です。いくらマネジメント層がデジタル化を進めても、その新システムが使いにくければ現場の負担はかえって増大し、業務改革は失敗してしまうでしょう。その点、SmartDBはモバイル用のネイティブアプリも搭載されていたり、ユーザーの属性（部署、権限）に合わせた動的なビュー制御が可能であったりと、実際の現場での使いやすさもしっかり配慮されています。
サポートコミュニティの充実
SmartDBのメリットを語るうえでは、サポートコミュニティの充実度も外せません。いくら使いやすいUIを備えていても、運用していく以上、さまざまな課題に直面することもあるでしょう。しかし、そのような場合でもSmartDBなら、専属の担当者が充実したサポートを提供してくれるので安心です。SmartDBの導入企業は、導入前の検討段階から導入後の活用まで、フェーズに合わせた多様なコンテンツとサポートを受けられます。
「SmartDB」の主な機能
前項ではSmartDBの主なメリットをご紹介しました。続いては、それらメリットを生み出すSmartDBの具体的な機能について見ていきましょう。
フォーム
SmartDBでは、さまざまな入力フォームの作成が可能です。フォームの作成方法としては主に、「Excel取り込み」「テンプレート選択」「新規作成」の3つが用意されています。「文字入力ボックス」や「数値入力ボックス」など25種類のパーツの中から、必要なものをドラッグ＆ドロップするだけでも高度なフォームを作れるので、ITの専門家でなくても簡単に自部門のニーズに合ったものを作れるでしょう。
また、作成したフォームは文書別や入力項目エリア別に、閲覧・編集・出力などのアクセス権を設定できるので、情報リテラシーを重視する大企業も安心して利用できます。
Webデータベース
SmartDBは、その内部に蓄積されたさまざまな情報を紐づけ活用する、Webデータベースとしての機能も持っています。たとえば、更新の頻繁な顧客情報などは、データベースを切り分けて管理することで、情報を常に正確に保てるでしょう。また、システム管理者を煩わせるルーティン的なデータ管理業務も、SmartDBならば自動化することが可能です。そのほかにも、きめ細かいアクセス管理やログ管理機能なども備え、ガバナンスの利いたデータ管理を容易にします。
活用促進・分析
業務改革を実施するうえでは、新しいシステムが実際にどの程度活用されるか、その効果を測定することが欠かせません。SmartDBの「活用状況ボード」を使うことで、その利用状況を可視化できます。さらに「登録データの容量」や「データの閲覧数」の増加傾向を、「利用度」を計る指標として活用可能で、各データベースの利用度を日別や行動別に細かくチェックできます。こうした情報をもとに、自社のデジタル化の進捗状況を適宜確認することで、PDCAサイクルの効率化が期待できるでしょう。
管理者機能
SmartDBは、システム管理者を助ける各種機能も充実しています。たとえば、アカウントを作成したいユーザーに招待メールを送信することで、ユーザー設定を簡単に完了できます。また、複数ユーザーの同時招待も可能です。一気にアカウントを作成したい場合は、CSVの一括登録によって詳細情報をまとめて登録できるので、煩雑になりがちなアカウント管理も簡略化できます。そのほか、管理メニューからは部品編集やビュー作成など、ユーザーの要望に素早く対応することも可能です。
セキュリティ
業務に必要な各種アプリケーションを統合管理するプラットフォームシステムには、高度なセキュリティも不可欠です。SmartDBは、大企業特有の高度な業務に適合できる証跡管理機能を有しています。SmartDBには、高度なセキュリティレベルを堅持するために、「アクセス制限」「不正ログイン対策」「脆弱性対策」「データ消失対策」「障害検知・復旧対策」「ヒューマンエラー」の6つの対策が施されています。これらの対策によって、外部からの不正アクセスはもちろん、内部不正のリスクも抑止できるでしょう。
「SmartDB」導入事例 アパレル企業 株式会社アダストリア様
最後に、SmartDB の具体的な活用実例をご紹介します。SmartDBは、すでに多くの企業でデジタル化の実現を手助けしています。
たとえば、アパレル企業の株式会社アダストリア様は、事業が急速に拡大する中で、とりわけ稟議・決裁業務の増大に悩まされていました。そこでSmartDBを活用し、1,400店舗からの業務申請をデジタル化したところ、意思決定のスピードが大幅にアップ。導入前と比較して、約3倍も加速させることに成功しました。
このようにSmartDBは、個人のスキルに依存せず、事業成長や業務変化に合わせた継続的な業務デジタル化の推進を可能にします。
まとめ
デジタル化は業務の効率性や生産性を改善し、働き方改革にも寄与します。そしてSmartDBは、業務のデジタル化を現場レベルで実施することを可能にするプラットフォームシステムです。
