IoT導入でスマートオフィス化すると生産性は向上するのか?

 2020.11.13  デジタルトランスフォーメーションチャンネル

近年目まぐるしく進歩するIoT技術。日常生活の中でも、ビジネスシーンでも、非常に多くの場所でその技術が取り入れられつつあります。本記事では、IoTの概要や、オフィスにIoTを活用したスマートオフィスついて紹介していきます。

IoT導入でスマートオフィス化すると生産性は向上するのか?

IoTについて

近年よく耳にする言葉「IoT」ですが、どのようなものなのか、また具体的にはどのような使われ方をしているのか正確に把握しているでしょうか。技術の進歩によって急速に進むIoTを理解するためにも、まずは、IoTの意味や概要について説明します。

IoTとは、"Internet of Things"の略称です。つまり、「モノとインターネットとをつなげる」という意味があります。例えば、モノにセンサーなどを搭載することでデータを収集することで、従来の電化製品などをスマートフォンやタブレットと連携させてより管理しやすくすることが可能です。とあるメーカーでは、IoT冷蔵庫を生産・販売しており、そのIoT冷蔵庫では、スマートフォンアプリから食材の保存状況や冷蔵庫内の温度調節まで行えます。

また、一般家庭でも声に反応して指示通りの動作を実行するスマートスピーカーの利用も一般的になりつつあり、今後もさまざまな場面でIoT技術が一般的になってくるでしょう。他方、今日のオフィスにおいてもIoT化は進んでいます。オフィス環境のIoT化を推し進めることによって、環境調整、人員配置、作業の効率化など、さまざまなメリットが得られます。

スマートビル・スマートオフィスとは?

職場環境におけるIoT化といえば、「スマートビル」や「スマートオフィス」という言葉をよく耳にするのではないでしょうか。スマートビルやスマートオフィスとは、IoTによってオフィスや建物内の部屋、さらにそこで働く社員という単位で、最適化された環境を提供するビルやオフィスのことを指します。例えば、スマートオフィスでは、部屋の空き状況管理や在籍状況の可視化、セキュリティ管理などを一括で行うことが可能です。

スマートビルやスマートオフィスの存在意義は、IoT化を進めることによって得られる生産性の向上や働き方改革の推進です。オフィス環境にIoT技術を導入すれば、従来のオフィスにおける労働環境とは比較にならないほどの業務効率化を期待できます。

スマートビルやスマートオフィスでは、電気の点灯・消灯や空調の調節も一括管理できます。ビル全体のスマート化により、必要な部屋や箇所にだけ電気を点灯し、空調を調節することも可能です。近年では、ビル全体にIoT技術を取り入れているオフィスも多く、ビルに設置されるジェネレータやエレベータなどもネットワーク化することで、従来の設備管理よりも、細かく集中管理することで節電効果が期待できます。

IoT導入で実現できること

オフィスで働いていると、「ここはもっと効率化できるのに」「オフィスのこの機能がもう少し充実していたら」などと思うことはありませんか。IoTの導入によってもっと便利になるかもしれません。ここからは、オフィスにIoTを導入するメリットについて解説していきます。

IoTを導入するメリット

オフィスにIoT技術を導入するメリットは正確なタイムマネジネント管理など、さまざま考えられます。

例えば、生体認証付きの施錠システムや、スマート監視カメラもIoT1つです。例えば、夜中に不審者が会社のドアを開けようとした場合、この不審者情報は社屋の警備担当者だけでなく、瞬時に企業の総務担当者や、警察、消防へと伝わります。この即時性こそがIoTの最も得意とするところです。また、社員の施錠忘れといったトラブルを未然に防止することも可能で、リスクマネジメントやセキュリティの向上が期待できます。

画面共有可能なデジタルホワイトボードなども、オフィスにいるメンバーだけでなく遠くにいるメンバーもコンピュータやタブレットなどから確認できることから、クリエイティビティの向上に役立つでしょう。

照明をIoTで管理することで時間帯や、場所に合わせて自動で最適化されるので、省エネ効果も期待されます。

さらに、リラックスできる明るさや色温度を提供する照明デバイスもあり、脳が働きやすいと感じるように自動調整してくれます。これは照明だけには限りません。スマートデスクでは、働く姿勢が一定にならないように、机の高さを自動で変化させ、腰痛などの生活習慣病を予防可能です。このようなIoTを用いた労働環境の最適化は、業務効率化に寄与します。

IoT化に向けての準備で必要なこと

オフィスにIoTを導入するためには、まず導入環境を整える必要があります。円滑なやりとりを行うためのネットワーク構築と、データ漏えいやハッキングに対するセキュリティの徹底は欠かせません。

IoT導入には当然インターネットが必須ですが、それだけでは不十分です。例えば、出先の社員が各自で持っているスマートフォンを含め、本社と支社など複数拠点間で頻繁に通信されている場合、セキュリティ面での高いリスクが考えられます。このような拠点間でのやりとりを安全に行うには「VPN」が有効です。VPNとは「Virtual Private Network(仮想専用ネットワーク)」のことで、本社や支社、社員のスマートフォンなどの拠点間を専用のネットワークトンネルでつなぐようなイメージで捉えるとよいでしょう。第三者からはアクセスできないだけでなく、VPNで通信されたデータは暗号化されるので、外部で読み取ることも不可能です。
また、社内でのセキュリティ対策も重要です。データのアクセスログや、サーバーのアクセス権限設定など、社内サーバーでの対策も忘れずに行いましょう。

具体的なオフィスのIoT化事例

数多くのメリットをもたらすオフィスのIoT化ですが、具体的にはどのような事例があるのでしょうか。ここからは、実際にオフィスで活用されている事例を3つ紹介します。

トイレの利用状況

オフィスで役立つIoT化の1つとして、トイレの利用状況が把握できるというものがあります。社員数の多い会社や来客の絶えないオフィスでは、トイレがいつも混んでいて利用時にストレスを感じるという方も多いのではないでしょうか。

IoTを導入することによって、トイレ利用状況のデータ収集や空き状況が一目でわかるトイレサイネージの利用や、待ち人数の表示などを行えます。トイレの混雑状況をリアルタイムで確認できるので、効率良くトイレを利用可能です。

室内環境の管理と最適化

今まで、手動だった空調の管理が、自動で実行され、温度センサーや湿度センサー、二酸化炭素濃度センサーなどを用いて室内環境を見える化できます。これらの数値が可視化されることによって、業務パフォーマンスが上がるような室温設定や、必要に応じた換気も可能です。さらに、人感センサーや照度センサーなど、複数のセンサーを組み合わせて利用することで、オフィス内の室内環境を最適化する上で非常に役立ちます。

会議室の利用状況

社員数の多い会社では、会議室の確保に課題を抱えていることも少なくないでしょう。
会議室に設置されているセンサーによって、会議室の利用状況をどこからでも確認できます。急遽会議をするという場合でも、すぐに予約状況をチェックし、残り時間に余裕のある会議室を選ぶことが可能です。

さらに、収集したデータも元に使用頻度の低い会議室はほかの用途に使うなど、余剰スペースの有効活用にもつながります。

まとめ

IoTの概要から、オフィスにIoTを取り入れるメリット、実際に活用されている事例まで紹介しました。生産性向上・業務効率化のために、オフィスへのIoT導入は非常に有効です。加えて、社員のストレス低減にも効果的です。この機会にぜひ、検討してみてはいかがでしょうか

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