店舗管理における業務内容と課題について

 2020.02.05  デジタルトランスフォーメーションチャンネル

小売業、飲食業など業態に関わらず店舗経営を戦略的に推し進めるために欠かせないのが店舗管理です。これを日常的に徹底できないと、店舗の経営状況が悪化するだけでなく、企業本部との情報共有も適正に行われないため、正確な意思決定ができないなどの経営問題が多く発生します。

本記事では店舗管理における業務内容と課題についてご紹介します。多くの企業では店舗管理を徹底しようと試行錯誤を繰り返していますが、さまざまな課題によってそれが阻害されるケースが非常に多く、効率的な解決が求められている現実があります。店舗管理の業務内容とともに課題を理解し、店舗経営を最適化するための方法を探っていきたいと思います。

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店舗管理における業務内容

店舗管理の目的は、「店舗経営をスムーズに行い、売上目標達成やリピート率向上などの経営指標を達成するため」です。そのためにさまざまな項目を管理しなければいけません。ただし、管理というのは単に売上情報や出退勤情報を記録することではなく、文字通り経営をマネジメントするという意味です。それでは、具体的な業務内容を整理していきます。

売上管理

店舗経営を支えるのは商品を販売したり、サービスを提供したりすることで得られる売上です。そこから原価を引いた金額が利益として計上され、店舗経営を拡大するための資金となります。

基本となるのは売上情報の正確な記録です。閉店直後からレジやPOSシステムに記録されている売上情報と、伝票を合計した金額を照合して情報に差異が無いかを確認します。こうした作業は毎日行われることなので、これを売上管理の中心業務と思いがちです。

しかしもっと大切なことは、売上情報をもとに分析活動に取り組み、最近の動向や顧客情報を理解したり、分析によって得られた結果から売上拡大に繋がるような新しい施策を考えたりすることにあります。また、施策創出や施策実施などにより多くの時間をかけたいので、限られた時間の中で分析活動にあたる必要があります。

在庫管理

仕入先から納入した商品や材料を適切に管理するのが在庫管理です。ここでも、単に在庫情報を記録することが管理とは言えません。在庫管理は「経営そのもの」と言われるほど重要な管理業務であり、管理方法の違いによってキャッシュフローは良くも悪くもなりますし、売上にも大きく影響します。

在庫管理を実施する本質的な目的は「適正在庫の維持」です。在庫として抱えている商品や材料の品種と点数を記録するだけにとどまりません。もしも在庫が過剰になると棚卸資産が増えてキャッシュフローは悪化します。反対に在庫が不足すると販売機会を逃すことになるため、売上が下がってしまいます。

適正在庫を維持するためには、商品ごとの仕入リードタイム・販売リードタイムなどを正確に把握した上で、仕入から販売までの情報を一気通貫で管理して在庫管理を徹底しなければいけません。

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仕入管理

仕入管理は、在庫管理と連携することで仕入適正化を図ることが主な目的になります。そしてもう1つ重要な役割が「仕入れのリスクマネジメント」です。仕入管理では、仕入先を統一して仕入商品の絶対数を増やし、価格交渉を行うというのが一般的な考え方です。ただし、そうした取引方法では仕入れ先の言い値に左右されることが多くなり、仕入価格が変動しやすくなってしまいます。また、仕入先が供給困難に陥った場合には在庫不足に陥り、多額の機会損失を生んでしまう可能性もあります。

そうしたリスクを回避するために、仕入管理では常日頃から仕入先開拓を行ったり、仕入先管理を行ったリスク分散を行ったりします。また、仕入管理は原価に直接寄与する業務なので、原価低減活動も重要です。

人材管理

人材管理では従業員やアルバイトの出退勤情報管理やパート・アルバイトのシフト管理に始まり、各人のスキルや知識、教育実施状況などについても管理しなければいけません。特に重要なのが「業務の属人化」を排除することです。誰か特定の従業員にしかできない業務があると、当人が退職・転勤・休職した際に業務が滞るリスクがあります。また、特定の従業員に業務が集中すると負担も大きくなることから、離職率が高くなってしまいます。

また、「モチベーション管理」業務も重要です。店舗経営を軌道に乗せて成長するためには、店舗を構成するのに欠かせない人材のモチベーションが高いことが条件になります。そのために福利厚生の充実や定期面談など、やるべきことはたくさんあります。

接客管理

最後の店舗管理業務は、接客管理です。接客とはお客様とのコミュニケーションであり、売上最大化の機会でもあります。これを管理しないということは、店舗としての価値向上に努めていないのと同じです。ただし、接客管理とは店舗責任者が従業員やパート・アルバイトの接客を監視し、都度指導することではありません。

まず大切なのは、店舗ごとに適した接客マニュアルを作成して、接客応対の品質を一定化させることです。特別な接客でなくても、一定した品質の接客ならばお客様も安心して店舗を利用でき、かつそれだけで店舗価値が高くなります。その上で個別の接客指導を交えて、店舗全体の接客応対品質向上に努めます。

店舗管理の課題

上記に紹介した店舗管理業務をそつなくこなすことができれば、店舗経営をスムーズに運ばせ、売上拡大などを戦略的に実現できます。しかし、店舗管理には課題も多く、さまざまな理由によって管理業務が思うように進まないことが少なくありません。

管理業務を阻害する最大の原因が「事務作業の多さ」です。店舗経営では一般的に、店舗責任者が本部企業から日々の業務指示を受けて、タスクを整理しながら店舗経営にあたります。そして1日の終わりには日報を、1週間の締めに週報を作成して本部企業に報告するのが一般的です。これ以外にも閉店後の売上確認や台帳への記録など、店舗責任者がやるべき事務作業は大量にあります。さらに、本部企業とのコミュニケーションもこまめに行わなければいけないため、前述した管理業務に手が回らない状態です。

とりわけ飲食店やコンビニでは人材不足も重なり、店舗責任者も常に現場に駆り出されているのが現状です。こうした状況において店舗管理を徹底することは非常に難しく、それ故に事務作業の効率化が店舗管理における大きな課題になっています。

店舗管理効率化に向けた店舗管理システムの導入

店舗管理が抱える重大な課題を解決するために必要なのは、人材増員でも業務量削減でもなく、「店舗管理システムの導入」です。このシステムは本部企業と店舗をシームレスに繋ぐために、フォーマット化された作業指示書や日報・週報の作成などを通じて業務効率を大幅に向上できます。これにエリアマネージャーも加わることで、三方にとって事務作業の効率化を実現し、徹底した情報共有が可能になることで店舗経営の改善サイクルを短縮化できるなどのメリットもあります。

店舗管理システムの導入により、店舗責任者は店舗管理に集中でき、徹底した管理業務によって店舗経営をスムーズに行うことができるのです。店舗管理の徹底を実現する際は、優れた店舗管理システムの導入を検討しましょう。

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