テレワーク業務の課題と問題解決に導くポイントを解説!

 2020.12.07  デジタルトランスフォーメーションチャンネル

テレワークは、オフィスに縛られない柔軟な働き方ができ、また新型コロナウイルス感染拡大などの状況下でも業務を進められることから、導入する企業が増加しています。しかし、現状として未だ課題も残っています。テレワークの基本的な考え方から導入時の課題、さらには課題解決に導くポイントについて解説していきましょう。

テレワーク業務の課題と問題解決に導くポイントを解説!

テレワークとは

働き方改革の推進や、新型コロナウイルスの影響で導入が進むテレワーク。テレワークとは、「tele(遠隔で)」と「work(仕事する)」を組み合わせた造語で、これまでの出社型勤務とは異なり、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用して場所や時間を選ばずに柔軟に仕事できる働き方を指します。

テレワーク自体にもいくつか種類があり、「在宅勤務」「サテライトオフィス勤務」「モバイル勤務」に分けられています。具体的に、在宅勤務はオフィスに出社せず、従業員の自宅で業務を行うことを意味します。「自宅利用型テレワーク」と呼ばれることもあり、通勤等にかかる負担が減り、時間をより有効に活用できる働き方です。

サテライトオフィス勤務は、「施設利用型勤務」とも呼ばれ、サテライトオフィスやコワーキングスペースなど会社以外の場所で仕事する働き方です。従業員の居住地に近い場所で働ける利便性や、さまざまな地域にオフィスを構えることで地方創生などの効果が生まれるとみられています。サテライトオフィスには、自社や自社グループが立ち寄れるように備えた専用型のほか、いくつかの企業でシェアして利用する共用型も存在します。

モバイル勤務は、仕事の移動時間(車内など)やカフェなどで業務を行うテレワークの一つです。特に営業職など外回りの業務が多い場合、モバイル勤務にすることで、会社と出先とを往復する負担を軽減し、勤務時間をより有効に活用可能になると期待されます。

テレワークの導入状況

実際にテレワークは企業にどの程度取り入れられているのでしょうか。HR総研が2020年5月に実施したWEBアンケート調査「テレワーク実態に関するアンケート」によると、回答した企業全体の46%が「一部社員を対象に実施している」、また40%が「全社的に実施している」と答えており、約9割の企業が何らかのかたちでテレワークを導入していることがうかがえます。これは同年2月実施のアンケート調査で47%の企業が「テレワーク導入の予定はない」と答えた約3ヶ月後の状況であり、新型コロナウイルスの広がりで、一気にテレワーク導入が加速したことを表しているのです。

またこの調査では、テレワーク導入で直面した課題についても回答があり、全体の46%が「労働実態を把握しにくい」と回答し最も懸念している点であることがわかりました。次いで、43%が「社内コミュニケーションが取りづらい」、42%が「テレワークで対応しづらい業務が発生する」ことを挙げています。このほか、「情報漏えいのリスクがある」「社員のITリテラシーの不足」などの回答もあり、テレワークに適した環境の構築にはクリアしなければならない課題が残っていることがみえてきました。

テレワーク導入の課題

では、クリアしなければならない課題にはどんなものがあるのでしょうか。ここでは主な5つの課題について詳しく説明していきます。

勤怠管理上の課題

テレワークは出勤・退勤することがないため、勤怠管理を実施することが難しくなります。タイムカードやICカードによる勤務時間の把握ができないと、実際に業務した時間も確認できず、人事評価やコンプライアンスに関わる問題となる恐れが多いです。近年、テレワークを導入する企業では、勤怠管理ツールやシステムを活用し遠隔でも勤務時間を確認可能な体制を整えているケースが多くなっています。

コミュニケーションが困難

従業員同士の物理的な距離が生まれるテレワーク。そのため、新たな課題としてコミュニケーション不足が挙げられます。コミュニケーションが上手く取れないと、業務の指示などが伝わらないだけでなく、進捗管理などに無駄な時間がかかってしまい、業務効率の低下へつながります。

仕事とプライベートの線引きが難しい

基本的にはプライベート空間である自宅で仕事をするため、仕事用スペースがなかったり、家族が在宅だったりすることで意識を仕事モードに切り換えにくいことも課題です。加えて、仕事の時間とプライベートの時間を上手に線引きできないと、結果としてずるずると長時間労働をすることになってしまい、モチベーションの低下や従業員満足度が下がることにもつながりかねません。

出社しないといけない書類の存在

ペーパーレス化を推し進めている企業も多いですが、それでもなお印刷が必要な書類や、紙でしか確認できない情報もあり、出社せざるを得ないケースが散見されます。また管理職など決裁権限を持つ場合は、書類に押印するためだけにオフィスに出向くこともあるでしょう。

アドビシステムズ株式会社が2020年2月に実施したインターネット調査「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査」によると、回答者全体の64.2%が「紙書類の確認や捺印などでやむなく出社した」経験があると答えています。今後、テレワークがより浸透するために紙書類のデジタル化は必要不可欠と言えます。

情報漏えいのリスク

テレワークでは、従業員が各々の場所からパソコンやタブレット端末、スマートフォンを使って業務を行います。そのため、社内データや書類をオフィス外で取り扱うことになり、端末を紛失することによる情報漏えいや、第三者からの端末への不正アクセスによる情報漏れのリスクが高まります。テレワークは社内ネットワークのセキュリティ対策だけではなく、オフィス外の端末からアクセスすることを前提にしたセキュリティ対策の構築が必要です。

テレワークの課題を解決するためのポイント

テレワークの導入に際してさまざまな課題が山積する中で、課題解決のポイントはシステムやツールを駆使して遠隔でも働きやすい環境にすることにあります。ここでは、具体的なポイントについて解説します。

勤怠管理システムの導入

テレワークでは、従業員の勤務実態をつぶさに把握するのが難しくなります。そのため、勤怠管理システムを導入して、離れていても勤務時間や従業員のスケジュールなどを管理できる体制を敷いておくとよいでしょう。

勤怠管理システムは、従業員それぞれのPCやスマートフォンから出勤・退勤時間の報告や休日の申請も行えるため、人事部門側にとっても管理が容易となります。また、給与システムと連携すれば、無駄な集計や入力作業が省けるため業務効率化も期待されます。システムによっては不正防止のために、生体認証システムが搭載されているものや、GPS機能による位置情報を確認できるものもあり、テレワークに合わせた勤怠管理を実現するさまざまな製品が登場しています。

コミュニケーションツールの導入

遠隔でコミュニケーションが円滑にできる環境を作るためには、コミュニケーションツールの導入は必須です。ツールを導入しよりオフィスに近い状況にすることで、業務を滞りなく進めることが可能となります。

具体的には、資料や画面を共有しつつ対話させてくれる「Web会議ツール」、普段の会話のように気軽にコンタクトが取れる「チャットツール」、メールやチャットだけでなくスケジュールやファイルを共有できる「グループウェア」などもあり、それぞれテレワークを想定したさまざまな機能が備わっているのでおすすめです。仕事内容や社内の体制に合わせて全従業員が使用できるツールを選定するようにしましょう。

セキュリティ対策

テレワークは、自宅やコワーキングスペースなどオフィス外で働くため、セキュリティ対策の構築は最重要事項と言っても過言ではありません。情報漏えいは、企業の財産である情報やデータが外部に知られてしまうだけでなく、企業そのものの信用度を下げることにもつながってしまうからです。

使用する端末のマルウェア(ウイルス)感染を防ぐには、「ウイルス対策ソフト」の導入をおすすめします。さらに、より高いセキュリティ強化を施すなら「VDI(仮想デスクトップサービス)」を取り入れるのもよいでしょう。VDIで取り扱うデータは従業員のPCやスマートフォンには保存されず、またインターネット上を行き来するデータも暗号化されるため、第三者から不正アクセスされるリスクなども軽減可能です。

まとめ

テレワークは遠隔で働くがゆえに、勤怠管理やセキュリティ面などで課題があることも事実です。一方で、それらを解決できるシステムやツールも登場しており、上手く活用すれば課題がクリアになるだけでなく、業務効率アップも見込めます。自身の企業に合わせたテレワーク体制が構築できるように導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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