社内の情報を一元管理し、さらにその管理を容易にする社内ポータルは、会社の規模が大きくなればなるほど欠かせないものとなってきます。どこに何の情報あるかわからないというトラブルを防ぐため、社内ポータル導入に向けてその機能やメリットについて知っておきましょう。本記事では、社内ポータルの基礎知識を解説します。
社内ポータルとは
まずは、「社内ポータル」という言葉が指すサイトの仕組みについて解説します。「ポータル（Portal）」は日本語で玄関、入り口を指します。転じて社内ポータルとは、さまざまな社内向けの情報にアクセスするための入り口をまとめたサイトのことです。社内向けの情報を扱うことが原則となるため、社内ポータルを設置する場合は、社内の人間だけがアクセスできる安全なローカルのイントラネット上に設置しましょう。
現在、企業内での情報共有にはグループウェアやインターネット掲示板、社内SNSなどさまざまなものが活用されています。グループウェアはプロジェクトのスケジュールやタスク、情報共有に使用されます。主にスケジュール管理、ファイルの共有、メール機能などを備えており、業務効率化を目的としたツールです。
また、社内専用インターネット掲示板は、主に経営トップのメッセージや周知する情報を掲載し、業務カテゴリごとにノウハウや新着情報などを掲載する役割があります。社内報よりトップダウンに近い印象があり、最近は利用する企業が減少しています。LINEやFacebook、TwitterのようなSNSを社内向けに使用し、コミュニケーションや情報共有に活かす例もあります。社内ポータルを設置することで、これらの要素をすべて結びつけることが可能となるのです。
ポータルサイトとの違い
「ポータルサイト」というと一般的にイメージされるGoogleやYahoo！などの検索エンジンのほか、不動産や医療機関の情報をまとめたポータルサイトなどがあります。一般的なポータルサイトは、総合的もしくは特定分野の専門であるなどの違いはありますが、すべて誰でもアクセスできるのが特徴です。
これに対し、社内ポータルは前述した通り、社内向けイントラネット内の仕組みのため、社外の人間はアクセスできません。対象者を社内の人間に限定しているところが大きき異なります。外部と遮断された環境で情報共有ができるため、ウィルスやマルウェア対策がしやすく、セキュリティ面ですぐれています。
社内ポータルの主な機能
社内ポータルは、それまで個別に運用されていたプロジェクトやスケジュールの管理、情報共有用ツールなどを一ヶ所に集めたものです。そのため、さまざまな機能を持つサイトとなりますが、中でも業務効率に直結する主な機能を5つ紹介します。
コミュニケーションツール
社内ポータルから社内向けチャットワークやSNSにアクセスできることで、社員同士が業務に関することはもちろん、関心を持っていることなどをコメント機能を使って積極的に発信し、円滑なコミュニケーションを図ることができます。メールの一斉送信やDMのように堅苦しく形式ばったものではなく、もっと気軽でリアルタイムなやり取りができるため、社員同士のコミュニケーションを活性化する役割が期待できます。
コミュニケーションツールではミーティングも可能なので、無駄な会議を削減することにつながります。希望者を募って勉強会を開催することも簡単に行えるでしょう。会社の規模が大きくなると、他部署の社員との交流が希薄になり、連絡を取りづらいものです。しかし社内ポータルをコミュニケーションツールとして使用すれば、情報伝達がスムーズになり、テレワーク導入の課題として指摘されるコミュニケーション不足の対策にもなります。
スケジュール管理
スケジュール管理ツールでは、プロジェクトの納期やタスクの期日、会議の日程などを、カレンダー形式でチームメンバーや部署で共有できます。互いのスケジュールを共有できるので、各自の予定を把握し、上司の不在時間なども確認することが可能です。
チームや部署内での会議・打ち合わせのための日程調整が簡単になり、社員同士で連絡を取り合う手間が省けます。また、個人のタスクの期日や予定を管理することも可能です。行うべきタスクの見落としを防ぎ、チームや部署内で情報共有不足といった事態も起きづらくなるでしょう。
プロジェクト管理
プロジェクト管理とは、各プロジェクト単位で進捗状況や参加メンバー、現在進行中のタスク担当者の情報を参照できる機能です。プロジェクトの状況を全員で共有し可視化できるため、今どこまで進んでいるのか、遅れは発生していないか、何をいつまでにどう取り組めばいいのかがわかり、余裕のあるプロジェクト進行を助けます。
この機能を活用することで、プロジェクトの目標や進捗、スケジュールを俯瞰的な視点で共有することが可能です。また、プロジェクトメンバー専用のチャンネルを作ってチャットを行ったり、定期ミーティングを繰り返したりできるので、より蜜なコミュニケーションを図ることもできます。
勤怠管理
出勤した社員が社内ポータルにログインすると、タイムカードの打刻代わりとなり、勤怠管理ができるツールがあります。出退勤の時刻をタイムカードやExcelで管理する必要がなくなり、勤怠管理がすべてオンライン上で可能になります。ツールを導入すれば、出退勤管理だけでなく、残業や休暇申請、緊急時の連絡管理、有休の日数管理などもすべて社内ポータルで管理が可能です。
特にテレワークを導入した場合は、社員の勤怠管理が課題になりがちです。勤務時間を把握できないという理由でテレワーク導入に慎重な企業である場合は、社内ポータルの勤怠管理機能は大変役立つでしょう。また、登録された勤怠情報は自動集計されるため、月末の集計作業が不要になり、残業時間や有休残日数を社員の実績管理に活かすことも可能です。担当者の負担も大幅に軽減できるでしょう。
社内掲示板
社内掲示板機能には、これまでオフィスの人目に付く場所に設置されたホワイトボードや、コルクボードのような役割があります。社員に一斉周知したい連絡事項をアナログの掲示板で伝えていたものが、デジタル化すると考えるとわかりやすいでしょう。
社員全員で共有したい情報を「お知らせ」として、いち早く社員に届けることができます。オンライン上で一気に公開できるため、タイムラグがなく、部署や役職、地理的条件にもかかわりなく、スピーディな周知が可能です。部署を超えた形で対面によるコミュニケーションや質問が難しいときも、掲示板機能で解決できます。
社内ポータルのメリット
社内ポータルのさまざまな機能を使用すると、企業活動において具体的にどのような効果があるのでしょうか。業務の効率化、スムーズな情報共有、コスト削減、コミュニケーション活性化の４点から考えます。
業務の効率化
業務ツールや情報を社内ポータルに1つにまとめることで、社内の情報共有の効率が格段に上がります。プロジェクトの進捗をチェックしたり、スケジュールを確認したりできるだけでなく、質問したいことがあればチャットで簡単に連絡が行えます。
情報の伝達ミスも少なくなり、無駄な会議やメールの送受信も減らせるため、業務の効率化に役立ち結果的に職場の生産性向上につながるのです。ファイルの共有も簡単になり、業務に関するプロセスをオープンにできることも、業務効率を上げる要因となるでしょう。
各種ワークフローも、フォーマットに情報を入力するだけで申請可能です。ただし、社員が多い大手企業では部署ごとに社内ポータルを構築しているなどの理由で、デザインや操作性が異なるケースがあります。業務効率化のためには社内ポータルはできるだけ1つに集約し、誰もがストレスなく操作できるように構築することが大切です。
円滑な情報共有
社内ポータルの導入で、本社や本部からの報告や通達のほか、部署を超えた情報共有がスムーズになります。社内情報を集約することで社員のアクセスが日常的に行われるようになれば、情報共有の浸透度はより増していきます。特に新入社員の場合、社内規則や福利厚生制度について知らないことが多く、問い合わせたいことが多くなりがちです。そのような場合も、社内ポータルで「よくある質問」としてQ＆A方式で情報をまとめておけば、わざわざ問い合わせる必要もなくなります。
また、社内ポータルには、個人にパーソナライズされた情報を提供する仕組みを持つタイプもあります。パーソナライズとは、社内ポータルのページ履歴から、本人に役立つ情報をおすすめする機能です。社員の業務に合わせた情報を表示できるため、重要なメッセージの共有漏れを防ぐだけでなく、情報収集を更に効率化できます。
コスト削減
社内ポータルで全社に情報を共有できるので、これまで広報誌や報告集など紙に印刷して配布していた情報共有が、すべてオンライン上で可能になります。月次や週ごとの報告書や申請書をいちいち印刷したり、本社から支社に配布する資料を作成したりといった作業も不要です。
郵送費用も必要なくなるため、経費削減にも繋がります。また、年次報告書などの保存資料を保管しておくスペースも不要になるため、これまで倉庫などを借りて保管していた場合はその費用も必要なくなるでしょう。ペーパーレス化を促進し、紙の使用量を大幅に減らせるので、コスト削減につながります。
コミュニケーションの活性化
部署や仕事内容、勤務地が異なると、同じ社員同士でも直接コミュニケーションが取りづらくなります。特に大手企業になると社員数が多いため、互いにどのような部署でどんな仕事をしているのか把握しづらいものです。近年は多くの業界で各部署が協力するプロジェクトやコラボレーションの重要性が増しており、部署をまたいだコミュニケーションや知識の共有が求められています。社内ポータルは、そのためのコミュニケーションツールとしても活用できます。
縦割りの組織では各部署間のコミュニケーションが遮断されているため、必要なスキルを持つ人材がすぐ近くの部署にいても気づかない、といったケースも珍しくありません。社内ポータルで日常的に社員間のコミュニケーションが活発に行われていれば、このような事態は防げます。「こんなスキルを持っています」「やってみたい仕事があります」など社員各自で発信する場所があれば、有用な社内人材の発掘につながり、本人のスキルアップにも役立つでしょう。
社内ポータルによる情報の可視化や共有を通し、社内のコミュニケーションを活性化するだけでなく、リアルタイムで多人数とコミュニケーションを取ることも可能です。
まとめ
社内ポータルを活用することで、業務の効率化やスムーズな情報共有のほか、コスト削減、コミュニケーション活性化など、企業にとってさまざまなメリットが得られます。近年は部署をまたいだ連絡の重要性が指摘されています。社内ポータルを活用することでこういった課題を解消し、企業の生産性を向上させる効果が期待できるのです。
また、株式会社ドリーム・アーツでは、「INSUITE」という社内ポータルを提供しています。社内コミュニケーションの円滑化や現場の意識共有を実現できるプラットフォームとして多くの企業で導入実績があります。社内ポータルを利用したいと考えている企業の方は、ぜひ「INSUITE」の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
