ペーパーレス化とは?その必要性やメリット・デメリットなども解説

 2021.09.30  デジタルトランスフォーメーションチャンネル

テレワークが普及する今日、紙媒体の資料を電子化するペーパーレス化も導入する企業が増加しています。ペーパーレス化により、テレワークでも業務効率を落とさず、生産性向上まで見込めるのです。本記事では、社内のペーパーレス化におけるメリットや必要性について紹介します。

ペーパーレス化とは?その必要性やメリット・デメリットなども解説

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ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙媒体で管理をしていた書類や文書をデジタル化することです。管理の負担を軽減し、作業効率の改善やコスト削減を実現する取り組みです。

広義には書籍のデジタル化である電子書籍や、切符をデジタル化したICチップなど、多様な変化を生んでいます。狭義では「ビジネス現場における契約書や帳簿、会議で利用される資料、取引の記録など、企業内で作成された資料をデジタル環境下で保存・活用すること」を指します。

ペーパーレス化の考え方自体は古くからあり、コンピューターの登場とともに生まれた概念です。ワープロの登場、インターネット環境の充実化、電子メールの普及、大容量のストレージ環境、クラウドなどの登場で急速に発展を遂げています。

ペーパーレス化によって、紙の使用量低下による経費削減だけでなく、環境保護の面でも注目されています。

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ペーパーレス化の必要性

ビジネス環境の変化は激しく、時代とともにさまざまな課題に直面しつつも発展を遂げてきましたが、近年の大きな課題としては「労働環境の変化」「文書管理」があげられます。

テレワークの普及によって労働環境はデジタルへとシフトしていきました。ペーパーレス化が実現すると、テレワーク中の従業員たちでも円滑に業務を遂行できるようになり、企業全体の生産性向上へとつなげていけるのです。

また、収益とは直接関係のない認証作業や資料の作成・共有・管理業務が煩雑化すると、企業全体の業務効率低下を引き起こします。こうした資料のアナログ保管は、管理用スペースを用意する必要がある上、紛失するリスクも高く、必要なときに手元にないという状態を作りやすい欠点があります。テレワーク時にはわざわざ出社して探すこともあるでしょう。

こうした課題を解決する点でもペーパーレス化の必要性は高まっているのです。

ペーパーレス化がもたらすメリット

ペーパーレス化することによって得られるメリットは、大きく分けて「業務効率化」「コスト削減」「セキュリティ強化」があげられます。

業務効率の向上

紙の資料には以下のような課題があり、作業効率を大幅に低下させています。

  • 文書を探すのが大変である(検索できない)
  • 必要なときに保管している場所まで行く必要がある
  • 共有するときに印刷と配布の必要がある
  • テレワーク中でも捺印のために出社が必要である

ペーパーレス化は単に「紙の使用を減らす」だけでなく、紙をデジタル化することで「共有作業の簡略化」「管理の負担削減」などのメリットが得えられます。

テレワーク中でも紙を利用する必要がなくなるため、生産性を落とすことはありません。また、現場レベルでも収益を生まない事務作業を簡略化できるため、本来取り組むべき業務に注力させることが可能です。

コスト・スペース使用の抑制

紙を利用しないため、紙にかかっていたコストが大幅に削減できます。また、資料の管理スペースを確保する必要もなくなるため、場所に関連するコストも合わせて削減可能です。

オフィススペースでもキャビネットなどを削減でき、空いたスペースも有効活用できるようになります。データ管理のためにサーバー設置を行う際は、それなりの場所確保が必要ですが、クラウドサービスを利用すればそれも必要ありません。

セキュリティの強化

ペーパーレス化は文書・資料の紛失や盗難防止などにも効果的です。デジタル上ではユーザーの行動はすべて行動履歴として取得可能なので、保管しているデータにいつ誰がアクセスしたかを追跡できます。それにより、盗難や無断持ち出しを抑止していけます。

また、データには経年劣化が存在しないため、適切にバックアップすれば半永久的に保存できます。台風や地震といった自然災害が起きてもデータ消失を防ぐことが可能です。

さらに、暗号化技術を活用すれば資料そのものの改ざんを防ぎ、機密性を担保することも可能になるため、紙と比較すると総じて高いセキュリティを期待できます。

ペーパーレス化で注意すべきデメリット

ペーパーレス化における注意点や活用時に生じるデメリットについて解説します。

障害のリスク

紙の書類と異なり、ペーパーレス化された資料はデータにアクセスできないと、内容を確認できません。

加えて、データを管理しているサーバーサイドで問題が起きたときには、消失のリスクもあります。ITツールと障害のリスクは不可分なので、あらかじめバックアップを取っておくなどの対策が必要になります。

利便性の問題

デジタル文書は紙媒体に比べると利便性上の課題があげられます。

まず、紙と比べ、デジタル文書は読みづらい傾向にあります。文章を読むために拡大すると、資料全体を把握することは困難です。また、複数資料を同時に展開しながら見ることも不得意です。複数のデバイスやモニターがあれば対処できますが、そのような環境でないときは、紙の方が扱いやすいでしょう。

また、デジタル文書は資料にそのまま書き込めないため、メモを取るのが難しいです。タブレットではメモを取れる場合もありますが、閲覧者個々のデバイス環境に依存するため注意が必要です。

ITリテラシーの高さも求められることが多いので、人によって作業の進捗に大きな差が出ることも珍しくありません。

導入コストの発生

「紙の使用を減らす」ことで紙代金や印刷代などのコスト削減を見込めるペーパーレス化ですが、導入時には初期コストが発生します。

初期費用にはシステム導入に関するコストだけでなく、サーバーやインフラ構築、セキュリティ対策、利用するデバイスの用意などが含まれます。導入時には中長期的な視点で検討しなくてはならず、「今ある環境を基に部分的に実施していく」といった方法も検討してみる必要があるでしょう。

ペーパーレス化の実施におけるポイント

最後にペーパーレス化を進めていくに当たって、スムーズに導入するためのポイントを紹介します。

自社にあった導入の進め方や、ツール選定を行うことで、効果的なペーパーレス化が期待できます。

段階的に実施する

ペーパーレス化が進まない要因として、「導入目的が不明確」「運用時の社内ルールや規定の不備」などがあげられます。

経営層はペーパーレス化によって得られる恩恵を周知し、導入目的をしっかり定めることが大切です。そして現場の状況に合わせてペーパーレスの対象範囲を定め、社内規定も改正していきましょう。

一気に進めてしまうと、従業員が急激な環境変化に困惑し、生産性低下を引き起こす可能性もあります。そのため、段階を踏んで着実に進めていきましょう。例えば、ペーパーレス化のハードルが低い会議資料から進めていくなど、部分的に実施することでスムーズに移行する土台を作れます。

自社に合ったツールを選ぶ

ペーパーレス化を実現する際には業務システムをデジタル上で実施するクラウドツールの導入が想定されます。

対応する業務によって必要となるツールは異なるため、自社に合ったツールを検討・選定することが導入後に失敗しないためのポイントです。

契約の締結・発注・注文をペーパーレス化する場合は電子契約システムの導入が必要です。就業記録や給与計算であれば、勤怠管理システム・給与計算システムおよび給与明細書発行システムを導入する必要があります。

自社に合うソリューションがわからない場合は、状況に合わせて最適なツールを提供しているベンダーに相談するのも一つの方法です。CIMTOPS(株式会社シムトップス)もそうしたベンダーの一つで、ペーパーレス化を含めた多様な業種のDXをサポートするサービスを提供しています。
トヨタ・三菱重工、東レといった大企業にも採用されているなど、導入実績も豊富です。CIMTOPSが提供するペーパーレスソリューションの活用によって、自社の業種や抱えている課題に応じた最適なツール活用へつながるでしょう。

進捗管理をサポートするコミュニケーションツールや現場帳票のデジタル化を行うシステムなど幅広く対応可能です。生産スケジューラーや工程管理システムを導入すれば、管理業務で発生する資料のペーパーレス化が実現できます。

i-Reporter 導入実例

最後に、CIMTOPSの代表的なペーパーレス化ツールi-Reporterの導入事例を見てみましょう。

株式会社鈴木文具は、オフィス用の事務用品・家具から複合機や電話機まで、多くの商品を取りそろえる企業です。
また顧客企業へ出向いての機器メンテナスサービスも行っています。

そのメンテナス担当スタッフはこれまで、機器メンテナス完了後には紙の作業報告書を手書きで作成し、その控えを顧客へ渡していました。そして自社では、顧客管理システム(SFA)と、請求書発行システムとに、作業報告書の内容を入力していました。

しかしこの方法では、「2つのシステムに同じ情報を入力する」という二度手間が発生してしまいました。これを解消するには、紙作業報告書の入力を簡略化することを起点に、複数システムを跨ぐ情報を連携し、顧客への確認作業も効率化する必要があります。

そこで解決策として導入されたのが、CIMTOPSが提供する電子帳票システムi-Reporterです。これにより、紙の作業報告書は電子帳票に切り替わり、帳票の情報が自動的に SFAに登録される環境まで整備されました。さらにメンテナス完了後の顧客に、その場で電子報告書を確認してもらい、電子サインをもらえる仕組みが整ったこともあり、1案件あたりに20分発生していた報告・確認作業は、5分に短縮されました。実に75%の業務効率化が実現されたことになります。

まとめ

ペーパーレス化することで、余計な作業やコストを削減し、作業効率化と組織全体の生産性向上が見込めます。導入時には自社に合った機能を持つツールの導入が重要です。自社に必要な機能がわからない場合、ソリューションを提供するベンダーに相談するのも一つの手です。適切なツールを導入して効果的なペーパーレス化を実現しましょう。

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